En avez-vous assez des rapports Excel qui se contredisent ? Disposez-vous d’une multitude de rapports opérationnels sans toutefois avoir l’information souhaitée ? Aimeriez-vous présenter des indicateurs de rendement fiables pour mobiliser vos employés ?
L’intelligence d’affaires (Business Intelligence, ou BI) peut mettre un terme à votre souffrance!
Les concepts de BI
Les concepts de BI se concentrent essentiellement autour des tableaux de bord, de l’architecture et des rôles clés.
Tableaux de bord
Les tableaux de bord sont le produit final par lequel les utilisateurs consomment l’information. Ils servent à gérer, à analyser les tendances et à effectuer le suivi des activités de l’entreprise. Ils sont intégrés au moyen d’outils de visualisation, comme Power BI, qui se connectent aux comptoirs de données.
Il est possible de regrouper les tableaux de bord en trois catégories.
Tableau de bord stratégique
Il sert à présenter le rendement de l’organisation relativement aux objectifs stratégiques. Les indicateurs sont généralement regroupés selon l’axe financier, la perspective du client, les processus internes et les ressources humaines, de manière à équilibrer la prise de décision chez les membres de la haute direction.
Le tableau de bord stratégique devient un outil de gestion puissant lorsqu’on arrive à relier ses indicateurs aux rapports tactiques et opérationnels. Comme cet outil sert à orienter l’entreprise vers sa vision future, il est acceptable d’avoir une période de latence d’une semaine à un mois pour l’accès aux données.
Tableau de bord tactique
Il est principalement utilisé par les gestionnaires intermédiaires, par exemple pour offrir aux analystes un libre accès aux données. Il permet de transformer les objectifs stratégiques en planification à moyen terme, ce qui aide à lier la stratégie aux opérations quotidiennes. Ce tableau de bord est l’outil privilégié en analytique pour cibler les tendances.
Avec le temps, votre compréhension du secteur d’affaires s’améliorera et vous pourrez cibler des indicateurs de rendement précurseurs à suivre. Ceci améliorera votre capacité à repérer et à corriger rapidement les situations anormales.
Tableau de bord opérationnel
Il utilise des données souvent étroitement liées aux systèmes transactionnels. C’est un outil important pour les gestionnaires de premier niveau. On peut savoir en un coup d’œil où se situent les activités par rapport aux objectifs quotidiens, ce qui permet une prise de décision rapide pour corriger les situations non désirées.
Il est intéressant d’ajouter des fonctionnalités pour “zoomer” jusqu’au niveau des transactions et ainsi permettre aux utilisateurs de se fier aux données qui leur sont présentées. Il est primordial d’avoir un délai de transit quasi nul. Une période de latence de 15 à 30 minutes est généralement acceptable pour l’accès aux données.
Architecture de données
Il existe plusieurs solutions techniques pour faire de la BI. Il est recommandé d’analyser les besoins d’affaires et de modéliser l’architecture désirée avant de sélectionner un produit. Peu importe les produits sélectionnés, vous devrez combler les fonctions ci-dessous.
Extraction, transformation et chargement (Extract – Transform – Load, ou ETL)
L’ETL sert à extraire les données des systèmes sources, les transformer puis les charger dans l’entrepôt de données. Plusieurs transformations sont possibles :
- Consolidation des entités provenant de différents systèmes sources pour créer des entités globales d’analyse. Par exemple, on pourrait consolider les tables client du système de ventes Web, du progiciel de gestion intégré (ERP) et des points de vente pour obtenir une vision globale.
- Calcul des faits avec des règles d’affaires reconnues par l’entreprise; à quel moment une vente est-elle conclue ? Lorsque le client passe la commande ? Lorsqu’il reçoit le matériel ? Lorsqu’il paie ?
- Validation de la qualité des données. Il est possible d’ajouter des règles de transformation pour corriger certaines erreurs de qualité. Il est recommandé de limiter les corrections faites à l’ETL et de privilégier la modification des systèmes transactionnels.
Entrepôt et comptoir de données
Il faut un système de gestion de base de données pour entreposer les données chargées qui deviendront votre source de vérité. Il existe plusieurs types d’architectures. Le modèle de Kimbal, qui consiste à regrouper les comptoirs de données (data marts) selon des dimensions communes, est généralement le plus facile et le plus rapide à implanter.
Outils de visualisation
Les outils de visualisation (Power BI, SAP Analytics Cloud, NetSuite SuiteAnalytics ou Oracle JDE EnterpriseOne) sont connectés aux comptoirs de données et permettent la génération de rapports et de tableaux de bord contenant de l’information de qualité. En chargeant des dimensions conformes à l’échelle de l’entreprise, vous pourrez réaliser des rapports comparant différents phénomènes sur des bases communes. Les outils de visualisation récents sont dynamiques et permettent d’investiguer parmi les rapports de façon simple et rapide pour répondre à vos questions.
Rôles clés
Propriétaire de données
Nous consommons du temps et des ressources pour générer des indicateurs de qualité; nous souhaitons qu’ils soient pertinents et utilisés fréquemment. Chaque indicateur devrait avoir un propriétaire, souvent un gestionnaire intermédiaire. Cette personne est garante de la valeur de l’indicateur. Elle est responsable de communiquer les bons résultats et de prendre les mesures correctives adéquates si l’indicateur ne correspond pas aux paramètres visés.
Gardien des données
Cette personne provient des affaires; les transactions et les processus générés par son secteur lui sont très familiers. Elle maintient à jour la documentation des différents indicateurs pour assurer la pérennité des connaissances. Elle est la référence de son service pour les questions d’interprétation. Elle repère les erreurs de qualité et travaille avec les TI ou l’équipe ETL pour les corriger.
Alignement d’affaires / TI
Contrairement aux systèmes transactionnels conçus pour être stables pendant de longues périodes, les besoins informationnels évoluent. Les demandes de rapports croissent bien que les TI les considèrent généralement peu prioritaires et les fassent traîner dans la liste des choses à faire. La fonction des affaires reçoit fréquemment ces rapports trop tard, et ils comportent souvent des erreurs de qualité ou d’interprétation des règles d’affaires.
Frustrés, certains gestionnaires se tournent vers des analystes capables d’extraire et de transformer les données à l’insu des TI. Les rapports générés seront alors mal documentés, instables dans le temps, et contrediront fréquemment d’autres rapports déjà utilisés. Cette confusion entraîne un mécontentement chez les gestionnaires, qui prennent ensuite des décisions fondées sur leur intuition plutôt que sur des faits.
Dans un environnement de BI, nous modifions les responsabilités. La fonction affaires joue les rôles de décideur et de propriétaire de l’outil tandis que les TI supportent l’architecture.
Pour faire le lien entre la fonction affaires et les TI, il est préférable de travailler avec un spécialiste en BI qui parle à la fois le langage des affaires et celui des TI. Son rôle sera de recueillir les besoins d’affaires, de créer le modèle de données de l’entrepôt et d’accompagner les super utilisateurs dans la création des tableaux de bord une fois l’ETL en marche.
Votre premier projet de BI
Vous avez enfin l’appui d’un sponsor pour entamer un projet de BI. Il est intéressant de limiter l’envergure du projet et de cibler un service afin de générer des gains rapidement. La planification des ressources et les ventes sont deux aspects où les tendances découvertes amèneront des gains faciles à quantifier. Les services s’y intéressant seront de bons candidats pour débuter.
Votre démarche inclura les étapes suivantes :
- Récolter les mesures et dimensions à analyser;
- Valider les règles de calcul pour ces mesures;
- Cartographier les sources de données;
- Créer des maquettes pour valider les besoins recueillis;
- Profiler la qualité de données des systèmes sources (et déterminer les règles et processus de correction);
- Charger les comptoirs de données (ETL) avec les règles récoltées lors de l’analyse des besoins;
- Connecter un outil de visualisation aux comptoirs de données;
- Formaliser un premier tableau de bord tactique;
- Former les super utilisateurs à interroger le comptoir de données pour extraire de nouvelles tendances et créer de nouveaux rapports rapidement;
- Forer les données afin de découvrir de nouvelles tendances à insérer au tableau de bord.
Votre solution BI permettra un accès à des données fiables, calculées selon votre contexte d’affaires et livrées au moment désiré. Vous pourrez par la suite inclure de nouveaux services de façon incrémentielle.
Il sera aussi possible d’augmenter la valeur livrée à l’organisation en augmentant votre niveau de maturité en BI. Le tableau suivant sert à situer le niveau de maturité de votre organisation et à vous donner un aperçu des gains à faire passer au prochain niveau.
Conclusion
La BI est un regroupement d’outils technologiques qui prend sa valeur selon l’organisation qui la soutient et les processus. L’infrastructure utilisée permet de démocratiser l’information partout dans l’entreprise. Les tableaux de bord stratégiques de la haute direction sont liés aux tableaux de bord tactiques des gestionnaires intermédiaires ainsi qu’aux rapports opérationnels. Ces liens concrétisent la portée de chacun à l’égard des objectifs de l’entreprise, ce qui facilite la gestion.
Grâce à une maturité en BI, on acquiert la connaissance d’indicateurs précurseurs qui nous étaient auparavant inconnus. Ces indicateurs nous permettent de cibler rapidement les changements de notre contexte d’affaires et de mesurer la portée de nos décisions.
L’accès aux données devient une commodité de plus en plus commune. Les technologies de BI sont désormais matures. La prochaine révolution économique 4.0 sera sans doute supportée par les données. Il est donc important d’investir aujourd’hui afin d’assurer votre compétitivité demain.
