Politique de protection des renseignements personnels

Dernière mise à jour - Juillet 2022

Introduction

Createch s'engage à mener ses activités conformément à toutes les lois et réglementations applicables en matière de protection des données et en accord avec les normes de conduite éthique.

Createch est soucieuse du respect de votre vie privée et de la protection de vos renseignements personnels. Dans un souci de transparence, Createch a adopté une « Politique de protection des Renseignements personnels » relative aux renseignements personnels qu’elle collecte, conformément aux réglementations applicables.

Définitions

« Candidat » : toute personne qui a envoyé une candidature et/ou a été contactée par Createch ou par l'intermédiaire d'une agence de recrutement concernant une offre d'emploi.

« Renseignements personnels » ou « Données à caractère Personnel» : Toute information relative à une personne physique, dès lors que la personne peut être identifiée(i) soit directement avec l’information détenue, (ii) soit indirectement avec l’ensemble des informations la concernant pouvant être accessibles et en fonction des moyens techniques.

« Employé » : toute personne qui a été recrutée par Createch, quel que soit son statut.

« Personne Concernée» : personne physique à laquelle se rapportent les Renseignements personnels.

« RH ou Ressources Humaines » : tout service ou membre d'un service impliqué dans la gestion du personnel, le recrutement, la paie ou les relations avec les instances représentatives du personnel au sein de Createch.

2. Qui est le responsable de la protection des renseignements personnels?

Createch a nommé un responsable de la protection des renseignements personnels qui s’assure de la conformité des pratiques internes avec la réglementation. Pour toute question quant au respect de votre vie privée et de vos renseignements personnels vous pouvez contacter notre Directrice Affaires juridique et conformité à l’adresse : legal@createch.ca ou au 514 937-1188.

Si, pour quelque raison que ce soit, vous estimez que notre réponse n’est pas satisfaisante, nous vous informons que vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information, du Commissaire à la protection de la vie privée de votre province ou auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

3. Quelles sont les données collectées ?

De façon générale, nous assurons que les Renseignements personnels sont recueillis de manière licite, transparente et loyale. Nous nous engageons à informer toute Personne Concernée de la fin de la collecte, à ne collecter que des Renseignements personnels adéquats, pertinents et nécessaires au regard des fins de la collecte, et à ne conserver les Renseignements personnels que pour la durée strictement nécessaire au regard de la finde la collecte.

Les Renseignements personnels que nous sommes susceptibles de collecter sont par exemple :
  • des données d’identification, telles que vos nom et prénom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel ;
  • des données de candidature, telles que : nom, prénom, adresse courriel, téléphone, expériences professionnelles ainsi que toutes les informations que vous nous communiquez via la transmission de votre candidature et/ou de votre curriculum vitae et/ou des entretiens : compétences, niveau d’étude, langues parlées, prétentions salariales, adresse personnelle, loisirs, etc., si vous souhaitez appliquer au sein du groupe Createch ;
  • des données professionnelles, telles que nom, prénom, vos fonctions, votre entreprise d’appartenance, si vous êtes un fournisseur ou prestataire de service de Createch, etc.
Dans le cadre de la gestion des ressources humaines :
  • Données d’assurance sociale et statut d’immigrant
  • Transport/Déplacement professionnel (moyen de transport utilisé par un Employé pour le remboursement des frais de déplacement, par exemple titre de transport, frais d'utilisation d'un véhicule, etc,)
  • Formation et carrière (CV, diplômes, expériences de formation, expérience professionnelle, lettre de motivation, informations fournies par le Candidat, compte-rendu des entretiens, date des entretiens, permis de travail (oui/non), langues étrangères parlées),
  • Vie professionnelle (contrat de travail, date de recrutement, numéro d'identification de l'employé, titre du poste),
  • Données financières (retenues d’impôt, niveau de salaire, enregistrement du salaire et des autres éléments de rémunération, REER, détails du compte bancaire),
  • Données de vidéosurveillance et de contrôle des badges d'accès (CREATECH met en œuvre des systèmes de vidéosurveillance et de contrôle d'accès dans ses locaux qui conduisent à la collecte de vos Données telles que les enregistrements vidéo, les informations d'accès et les informations sur le moment de la collecte),
Toute autre Donnée supplémentaire que nous devons collecter afin de gérer la relation de travail.

4. Pour quelles fins vos données sont-elles collectées ?

Chaque Personne Concernée est informée de manière claire et précise, de la finet de l’objectif recherchés par la collecte.

(i) Clients – prospects - prestataires : Vos Renseignements personnels sont collectés afin de vous permettre de bénéficier de nos offres de services, d’exécuter nos contrats et de participer à nos évènements.

La collecte de vos Renseignements personnels tend à répondre notamment à une ou plusieurs des fins suivantes :

  • permettre l’exécution et la gestion administratives et commerciales des contrats, exécuter les projets.
  • répondre et gérer toute question, toute demande de contact, toute demande de rendez-vous,
  • Vous proposer nos offres commerciales sur des services susceptibles de vous intéresser, la participation à nos événements, l’inscription à notre blogue, étant entendu que vous gardez, à tout moment, la possibilité de vous opposer sans frais à la prospection commerciale, en cliquant sur le lien de désabonnement figurant dans chaque courriel ou en nous contactant via les contacts indiques au paraphe 2 ci-dessus.
  • Maintenir à jour nos fichiers clients afin de toujours mieux répondre à vos attentes.

(ii) Candidats : Gestion des candidatures (analyse automatique ou manuelle des contenus des CV), classification et évaluation du candidat.

(iii) Employés : Vos Renseignements personnels sont collectés pour une ou plusieurs des fins suivantes :

  • Gestion de la relation de travail (administrer la rémunération, la paie et d'autres fonctions d'emploi standard) ;
  • Administration des processus liés aux RH, y compris ceux relatifs à la gestion des performances/absences, aux questions disciplinaires et aux plaintes ;
  • Gestion de la sécurité ;
  • Fourniture d'installations informatiques ;
  • Respect de la réglementation applicable (obligations en matière de congé de maternité ; horaires de travail ; rémunérations, salaires et avantages dus en vertu de votre contrat de travail, augmentations annuelles et tout autre ajustement salarial, etc ;)
  • Compilation de statistiques et réalisation d'enquêtes et de recherches à des fins de rapports internes et statutaires ;

L'accomplissement de nos responsabilités en vertu de la législation sur l'égalité, l'immigration et la sécurité publique.

5. Combien de temps vos données sont-elles concernées ?

Createch conservera vos Renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire au regard des fins pour lesquelles ils sont collectés, et conformément à la législation applicable. Ainsi, la durée de conservation de vos Renseignements personnels dépend de la fin de la collecte de ces Renseignements personnels.

Afin de déterminer la durée de conservation de vos Renseignements personnels, nous utilisons notamment les critères suivants :

  • si des cookies sont utilisés, nous déterminons leur durée de vie en suivant la limite mise en place par l’autorité compétente (13 mois) ;
  • lorsque nous conservons certaines de vos Renseignements personnels pour satisfaire à une obligation légale ou règlementaire, et afin que nous puissions exercer nos droits, nous conservons vos données le cas échéant pour la durée indiquée dans le texte de loi de référence (par exemple : la durée de prescription ou la durée légale de conservation).
  • Dans le cadre d’une candidature, votre CV et les informations que vous aurez renseignées lors du processus de recrutement seront conservées jusqu’à 2 ans après votre dernier contact avec Createch, sauf si vous vous y opposez. Seul votre accord formel permet une conservation plus longue.
  • Les données que vous aurez renseignées dans le formulaire de contact seront conservées le temps nécessaire pour répondre à votre demande.
  • Votre profil d'employé et votre dossier RH seront conservés par le groupe Createch jusqu'à la fin de votre contrat de travail, certaines renseignements personnels étant archivées pendant une période plus longue lorsque la loi l'exige ou pour l'exercice ou la défense de droits légaux (ex. : délai de prescription pendant lequel quelqu'un peut intenter une action en justice).
6. Quels sont vos droits en tant que personne concernée et comment les exercer ?

Selon les opérations de traitement dont vos Renseignements personnels font l’objet, vous pouvez disposer des droits suivants :

  • Droit d'accès
    Le droit d’obtenir confirmation de notre part que des Renseignements personnels concernant sont, ou non, traitées (droit d’accès). Si tel est le cas, vous pouvez accéder à vos Renseignements personnels et obtenir des informations telles que la fin de la collecte, les catégories de données à caractère personnel concernées, etc. ;
  • Droit à la rectification
    Le droit d’obtenir de notre part la rectification des Renseignements personnels inexactes vous concernant (droit de rectification) ;
  • Droit à l'effacement ("droit à l'oubli")
    Le droit d’obtenir l’effacement de vos Renseignements personnels, pour autant que l’un des motifs justifiant ce droit s’applique (droit d’effacement) ;
  • Droit à la portabilité des données
    Le droit de recevoir vos Renseignements personnels, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, et le droit de transmettre ces données à un tiers sans entrave de notre part (droit à la portabilité des données) ;

Droit d'opposition
Le droit d’opposition, c’est-à-dire que vous pouvez, par exemple, nous interdire d’utiliser vos Renseignements personnels à des fins de marketing direct ;

Le droit de définir les lignes directrices pour le traitement de vos Renseignements personnels après votre décès.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : legal@createch.ca

Afin que nous puissions traiter votre demande de façon satisfaisante, vous devrez justifier de votre identité, par quelque moyen que ce soit. En cas de doute de notre part, nous pouvons vous demander des informations complémentaires, notamment la transmission d’une copie d’une pièce d’identité, signée par vous.

Nous ferons de notre mieux pour répondre à vos demandes. Quelle que soit notre réponse, nous vous la ferons parvenir dans un délai d’un mois, mais notre délai de réponse peut être prolongé de deux mois supplémentaires en fonction de la complexité et du nombre de demandes.

7. Qui peut accéder à vos renseignements personnels ?

Les personnes autorisées au sein de Createch et, dans certains cas, nos sous-traitants, peuvent accéder à vos Renseignements personnels. Nous faisons nos meilleurs efforts afin de nous assurer que le nombre de ces personnes reste aussi restreint que possible et maintenons la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels. D’autres destinataires tiers, tels que nos prestataires de confiance, peuvent également recevoir vos Renseignements personnels.

A cet égard, nous ne leur fournissons que les informations dont ils ont besoin afin de fournir le service et leur demandons de ne pas utiliser vos Renseignements personnels pour d’autres fins. Nous faisons toujours nos meilleurs efforts afin de nous assurer que tous nos prestataires de confiance avec qui nous travaillons maintiennent la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels. Nous nous assurons également que, lorsque nos relations avec un prestataire de confiance arrivent à leur terme, ledit prestataire supprime vos données à caractère personnel sans délai.

Nous sélectionnons nos prestataires de confiance avec un grand soin, en nous assurant qu’ils fournissent les garanties suffisantes, notamment en matière d’expertise, de fiabilité et de ressources, pour implémenter les mesures techniques et organisationnelles à même de satisfaire aux exigences de la législation applicable, notamment la sécurité du traitement. A cet égard, nous nous assurons que nos prestataires de confiance ne traitent les Renseignements personnels que sur nos instructions documentées. Nous nous assurons également que leur personnel s’est engagé à respecter la confidentialité ou soit soumis à une obligation légale appropriée de confidentialité.

En interne, vos renseignements personnels ne sont accessibles qu'au département RH ou à tout autre département ayant un strict besoin d'en connaître. Cet accès fait l'objet d'un contrôle strict par notre délégué à la protection des données afin de garantir la conformité du Groupe avec les lois applicables.

9. Quelles mesures de sécurité avons-nous mis en oeuvre concernant vos renseignements personnels ?

Createch a mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, au regard de la nature des données et des risques, pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos Renseignements personnels et, notamment, pour empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.

Ces mesures peuvent notamment comprendre des pratiques telles qu’un accès limité aux données par le personnel des services habilités à y accéder en raison de leurs fonctions, des garanties contractuelles en cas de recours à un prestataire externe, des études d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, des examens réguliers de nos pratiques et politiques de respect de la vie privée et/ou des mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d’authentification, copies de sauvegarde, logiciel antivirus, pare-feu, etc.).

10. Cookies

Les cookies sont de petits fichiers texte placés sur votre ordinateur ou votre appareil lorsque vous naviguez sur Internet. Les cookies peuvent être utilisés pour collecter, stocker et partager des informations sur vos activités sur les sites internet et les services que vous utilisez.

En naviguant sur notre site internet, vous avez la possibilité d’autoriser ou non le dépôt de cookies sur votre ordinateur. Si vous faîtes le choix de ne pas utiliser de cookies, il est possible que vous soyez privés de certaines fonctionnalités de notre site.

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Vous pouvez paramétrer les cookies directement depuis votre navigateur et choisir soit le refus systématique des cookies, soit leur autorisation au cas par cas.

11. Lien vers des sites tiers - réseaux sociaux

Le site Internet de Createch peut contenir des liens vers des plateformes de médias sociaux gérés par des personnes ou organisations sur lesquels la société n'a aucun contrôle.

Nous vous invitons à prendre connaissance de la politique applicable en matière de protection des renseignements personnels de chaque site Internet tiers auquel vous accéderez via notre site Internet afin d’apprécier la manière dont seront utilisées vos renseignements personnels.