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Publié le 13 juillet 2017
Rédigé par François Duchesne

Pourquoi vos coûts de gestion de rapports de dépenses sont-ils si élevés ?

Vous gérez depuis des années les comptes de dépenses de votre entreprise à l’aide de traditionnels tableurs, une méthode qui vous semble facile et économique. Bien que la possibilité d’automatiser vos dépenses ait piqué votre curiosité, vous craignez qu’un changement de ce type entraîne des perturbations dans vos méthodes de travail et que son coût soit élevé. Toutefois, économiser ne rime pas seulement à réduire les coûts, mais aussi à adopter des façons de travailler ingénieuses.

À l’ère numérique dans laquelle nous vivons, les entreprises font plus que jamais preuve d’innovation technologique en se tournant vers des solutions Cloud modernes. Comme bon nombre d’employés utilisent déjà quotidiennement des applications mobiles, il va de soi que les employeurs s’adaptent à leurs habitudes en mettant à leur disposition des outils faciles à utiliser à partir de leur appareil, soit sur une tablette, soit un téléphone intelligent. Évitez donc la rupture technologique et suivez la tendance : vous ajouterez ainsi de la valeur à votre entreprise.

4 façons d’ajouter concrètement de la valeur à votre entreprise en automatisant la gestion de vos rapports de dépense :

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1. Gagner du temps

« Le temps, c’est de l’argent. »

Bien que vieux, ce diction demeure toujours vrai. Saviez-vous que :

  • Un employé consacre en moyenne et mensuellement quatre heures et demie à générer un rapport de dépenses?
  • Des processus de gestion de comptes de dépenses classiques prennent environ 40 % de plus de temps pour rembourser les employés qu’avec une technologie dédiée à la gestion des dépenses?
  • Certaines entreprises accumulent de trois à six mois de retard pour soumettre un rapport de dépenses? 

L’automatisation de vos processus d’affaires vous permet ainsi de limiter des tâches administratives pour consacrer davantage de temps à des tâches plus productives.

2. Obtenir une visibilité optimale

  • Empêchez les dépenses excessives

    Des bouteilles de vin, des chambres d’hôtel et des voitures d’occasion à des prix exorbitants? La gestion manuelle de vos comptes de dépenses ne vous permet pas d’obtenir un contrôle optimal sur les dépenses engendrées par vos employés.
  • Assurez un suivi rigoureux sur vos dépenses totales, grâce à la:

    • Fiabilité et la précision des données, diminuant le risque d’erreur, en comparaison avec les entrées de données faites manuellement.
    • Facilité avec laquelle les coûts peuvent être identifiés pour un projet ou un événement; le rapport entre les coûts et les bénéfices réalisés est ainsi simple à calculer.

Grâce à l’automatisation des comptes de dépense, il est beaucoup plus évident pour un gestionnaire de prendre des décisions éclairées, car il a en tout temps connaissance des montants dépensés et des sommes à rembourser aux employés. Ainsi, il jouit d’une diminution considérable de maux de têtes, causés par des méthodes de paiement multiples.

3. Établir une politique d’entreprise

Créez une plate-forme vous permettant de choisir vous-même les hôtels ou autres entreprises avec lesquels vous souhaitez que vos employés fassent affaire. Mieux encore, établissez des partenariats avec ces dernières afin d’obtenir des rabais. De cette façon, les dépenses se feront dans un souci de conformité à la politique d’entreprise établie a priori. De plus, vous pourrez autoriser à l’avance certaines dépenses ou les rectifier avant même que les frais ne soient engagés.

“A typical company has 20% out of-policy spending. With policies not being stringent enough, compliance is a farther thought.”

4. Dépenser peu

Tirez bénéfice de vos rapports de dépense en installant une plate-forme ouverte et dotée d’une technologie Cloud qui s’intègre facilement à vos logiciels et solutions déjà en place. Vous ne serez pas contraint d’engager des dépenses d’immobilisation non plus.

Devenez chef de file dans le traitement des rapports de dépenses et optez pour l’automatisation des dépenses avec une solution Cloud en tant que véhicule de votre succès. La vitesse est au cœur de l’ère technologique que nous connaissons, donc faites partie de la course! Ne vous laissez pas dépasser par vos concurrents et accélérez vos processus d’affaires en vous tournant rapidement vers l’avenir!

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