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Publié le 20 août 2020
Rédigé par Omar Olwan

Pourquoi SAP Ariba est la solution infonuagique en matière d’approvisionnement ?

Le climat géopolitique qui prévaut actuellement est plus complexe et volatile que jamais auparavant. Nous pouvons facilement percevoir les changements provoqués par la COVID partout dans le monde ainsi que l’immense pression exercée par cette dernière sur la chaîne d’approvisionnement mondiale, pression qui, nous pouvons le deviner, continuera de se faire sentir pendant quelque temps encore.

À titre de professionnels de l’approvisionnement, nous constatons un changement réel dans notre façon de considérer notre besoin pour l’utilisation d’un logiciel, que ce soit un système d’approvisionnement autonome ou un système entièrement intégré. Nous entendons des expressions telles « dans le nuage » ou « solution infonuagique entièrement intégrée qui effectue ceci et cela », et beaucoup d’autres encore, mais aucune d’entre elles n’explique ce que ça signifie vraiment, ni comment elles peuvent être utilisées avantageusement par les entreprises qui doivent maintenant faire face aux immenses pressions exercées pour réduire les coûts, augmenter l’efficacité, et implanter différentes façons de collaborer dans un monde ayant été durement affecté par une pandémie.

Dans ce nouvel ordre, les logiciels doivent encourager les idées et la collaboration au-delà des traditionnelles infrastructures ERP. Il s’agit d’un changement profond et novateur dans la manière dont les systèmes d’approvisionnement doivent fonctionner – au-delà des pare-feux locaux et vers l’infonuagique. Nous avons exploité le processus d’approvisionnement local, ou sur papier, du point de vue d’un processus d’affaires de bout en bout, ce que nous voulons savoir maintenant, c’est comment ce nouveau système d’approvisionnement pourra améliorer l’expérience humaine. C’est ce changement qui permettra à SAP de se différencier de ses concurrents, et je crois que SAP possède déjà cette capacité. Laissez-moi vous expliquer pourquoi.

Dès le début, grâce à d’importantes acquisitions dans ce domaine, SAP s’est avéré très agressif dans sa stratégie d’approvisionnement virtualisé. SAP a fait l’acquisition d’Ariba en 2012, a complémenté son offre en ajoutant FieldGlass cette même année, puis a finalement acheté Concur en 2014. En toute honnêteté, la liste d’acquisitions et la stratégie de SAP méritent un article en soi. Si vous souhaitez en savoir plus à propos des acquisitions effectuées par SAP, cliquez ici.

Pour résumer, SAP a acquis une large variété de casse-têtes hautement sophistiqués ; la raison pour laquelle je les qualifie de casse-têtes, c’est que dans un avenir rapproché, la tâche la plus importante de SAP sera de faire en sorte que ces solutions et S/4 HANA s’intègrent les unes aux autres offrant ainsi une plateforme SAP infonuagique holistique.

Dans les prochaines années, plus de liens d’intégration seront inclus d’emblée aux versions futures de SAP. Par contre, ces intégrations ne sont toujours pas entièrement natives. SAP travaille d’arrache-pied pour que toutes ses solutions liées aux acquisitions soient intégrées dès le départ. Il y a quelque temps, j’ai traité des efforts de SAP pour intégrer Ariba à la passerelle d’intégration d’Ariba avec un ERP, SAP ou non, vous pouvez lire cet article ici.

Je souhaite maintenant partager avec vous les efforts qu’a fait, et continue de faire, SAP en lien à Ariba. Et donc, je commencerai par présenter SAP Ariba comme étant une solution d’approvisionnement virtualisée, puis par démontrer son positionnement versus ses concurrents. Deuxièmement, je ferai la lumière sur le cas de la puissante combinaison SAP Ariba-Ariba Network, ainsi que sur son utilisation en ce qui a trait à la collaboration entre acheteurs et fournisseurs. Finalement, je donnerai des exemples de la manière dont le système peut être utilisé pour favoriser les relations stratégiques avec les fournisseurs et augmenter l’efficacité de votre service d’approvisionnement.

Introduction SAP Ariba

Ariba était une société indépendante, jusqu’à ce qu’elle soit achetée par SAP en 2012 pour la somme de 4,3 milliards USD. Je crois que la décision stratégique de SAP d’acquérir Ariba, lui a conféré un avantage certain face à ses concurrents. La raison pour laquelle je fais cette affirmation, c’est qu’Ariba Network détient une importante avance sur ses compétiteurs en termes d’adoption. En effet, Ariba Network dénombre près de quatre millions de fournisseurs, et ne démontre aucun signe de ralentissement.

Un phénomène mieux expliqué par James Lee, chef de l’exploitation pour SAP Ariba et SAP FieldGlass : « SAP Ariba est le seul vrai fournisseur de solutions de bout en bout en matière d’approvisionnement, du processus d’identification d’un fournisseur jusqu’à l’entente (source-to-settle), qui prend également en charge toutes les catégories de dépenses. Nous possédons également le plus important réseau B2B au monde, » explique-t-il. « Plus de quatre millions de fournisseurs et d’acheteurs dans plus de 190 pays sont connectés à notre réseau et près de 3 billions USD sont échangés dans le cadre de transactions commerciales annuellement. Sur la base de la valeur commerciale, nous sommes plus gros qu’eBay, Alibaba, et Amazon combinés – c’est un chiffre assez incroyable. »

SAP Ariba Network est le pilier de SAP Ariba qui facilite les interactions entre les services d’approvisionnement ou entre les acheteurs et les fournisseurs. Il surpasse le pare-feu local qui protège vos systèmes ERP locaux et votre infrastructure TI. Il vous permet de communiquer virtuellement avec vos fournisseurs, grâce à une interface web sécurisée.

SAP Ariba Network_Introduction_Pourquoi SAP Ariba est la solution infonuagique en matière d’approvisionnement_CreatechUne collaboration réelle est établie entre acheteurs et fournisseurs grâce au réseau. Vous obtenez des outils et des tableaux de bord pour atteindre les niveaux de stocks minimums en vous appuyant sur les prévisions de l’offre et la demande en temps réel en intégrant dans Ariba Network les activités d’exploitation de votre fournisseur. Un autre exemple dans SAP Ariba est la véritable collaboration entre les acheteurs et les fournisseurs avec les confirmations de commande, les préavis d’expédition (ASN), et la fonctionnalité permettant au fournisseur de transformer un bon de commande (PO) en facture, puis de la renvoyer à votre système ERP via Ariba Network.

L’étendue des processus d’Ariba couvrent l’ensemble des processus d’approvisionnement de l’achat à la facturation. Y sont inclus SAP Ariba Sourcing et SAP Ariba Discovery, SAP Ariba Buying, SAP Ariba Buying & Invoicing, SAP Ariba Contract Management, SAP Ariba Spend Analysis, SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance, et Ariba Supplier Risk.

SAP Ariba Solutions and Services_Introduction_Why SAP Ariba is the Ace of Cloud Procurement Solutions_Createch

SAP Ariba Sourcing (Recherche de fournisseurs)

La solution SAP Sourcing supporte toutes les catégories de dépenses. Cette solution est en mesure de supporter tous les types d’événements d’approvisionnement, incluant les demandes de renseignements, les demandes de proposition (DP), les DP à grande échelle, et les enchères inversées ou ordinaires. La solution SAP Sourcing supporte également les appels d’offres sous-scellés, une façon de procéder couramment utilisée dans le secteur public pour solliciter des soumissions qui doivent demeurer sous scellé jusqu’à leur ouverture, à un moment spécifique.

La solution supporte le processus de gestion de bout en bout, des paramètres de produits à la recherche de fournisseurs, puis à la gestion de contrats, qui est aussi intégrée à SAP S/4 HANA. Elle inclut des fonctions de négociations avancées et de sélection de fournisseurs. Elle est aussi utilisée conjointement à Ariba Network, où tous les renseignements en lien aux prix, ententes et négociations peuvent être communiqués et soumis directement au fournisseur par l’acheteur. Ce qui permet d’épargner temps et efforts en optimisant le processus de soumissions puisque le processus entier peut être géré sur deux interfaces : le portail du fournisseur et le portail d’approvisionnement de l’acheteur, où les deux parties sont connectées grâce à Ariba Network.

SAP Ariba Discovering (Découvertes)

Similaire à un marché, SAP Discovery vous donne accès aux fournisseurs d’Ariba Network, avec plus de 20 000 produits et catégories de services, 24 langues supportées dans plus de 180 pays. Ce qui, essentiellement, signifie que vous pouvez, grâce à Ariba Network, trouver des fournisseurs avec lesquels vous n’avez jamais fait des affaires.

Le service permet aux acheteurs de trouver de nouveaux fournisseurs et de trouver des renseignements à leur sujet sur leur profil. Techniquement, cette solution est un service et vous en tirerez meilleur parti si elle est utilisée conjointement au module d’approvisionnement Ariba Sourcing. Il est également possible de diffuser des publications en lien à vos besoins en approvisionnement sur ce module. Si vous avez des difficultés à trouver un service ou une solution, vous pouvez utiliser cette fonction pour trouver des fournisseurs, locaux ou à l’étranger, qui pourraient souhaiter soumissionner à votre événement.

SAP Ariba Discovery Supplier Search_SAP Ariba Discovery_Why SAP Ariba is the Ace of Cloud Procurement Solutions_Createch

Cette solution convient mieux au contexte qui prévaut actuellement et auquel les chaines d’approvisionnement mondiales sont confrontées. De nombreux fournisseurs, avec lesquels vous traitez actuellement, font face à de considérables problèmes de livraison et de rupture de stock. Ils ne sont pas en mesure de traiter votre commande dans les délais habituels, ou de la compléter à cause d’un SKU manquant.

Le 12 mars 2020, SAP a permis aux acheteurs de publier leurs besoins d’approvisionnement immédiats sans frais jusqu’au 30 décembre 2020. Vous pouvez faire l’essai d’Ariba Discovery gratuitement en suivant ce lien.

« Nous sommes témoins d’une perturbation sans précédent au sein des chaines d’approvisionnement mondiales alors que les effets du coronavirus continuent de se faire ressentir, » nous dit Chris Haydon, président, solutions d’approvisionnement, chez SAP. « En éliminant les entraves, nous souhaitons faciliter la connexion entre acheteurs et fournisseurs pour qu’ils puissent rapidement satisfaire leurs besoins en matière de matériel et fournitures devenus critiques en ces temps inhabituels. »

SAP Ariba Contracts (Contrats)

Ou « sceller l’accord ». La solution prend en charge la gestion des contrats et des ententes, et est intégrée avec les fournisseurs de signatures électroniques les plus importants, soit Adobe Sign et DocuSign. La conformité de contrats permet la collaboration, interne ou externe, avec le fournisseur pour réviser et corriger les renseignements au contrat, tout en conservant un suivi complet de l’historique des versions.

SAP Ariba Contracts est nativement intégré dans SAP Ariba Sourcing, dans lequel, le résultat d’un projet d’approvisionnement est habituellement l’attribution d’un contrat. Généralement, lorsqu’un projet d’approvisionnement est terminé, un fournisseur, ou plusieurs, se voit attribuer un ou plusieurs contrats. Une fois le projet d’approvisionnement examiné par l’équipe des soumissions, son attribution est envoyée vers le module Sourcing pour approbation. Une fois approuvée, l’information captée pendant le projet est transférée vers le module Contract. Ceci contribue à une économie de temps et d’efforts et permet de consigner toute l’information dans un registre unique, aux fins d’un meilleur suivi. Finalement, une fois le contrat totalement approuvé et diffusé, les articles ajoutés à votre cycle d’approvisionnement sont automatiquement ajoutés à votre catalogue.

New call-to-action

SAP Ariba Catalog & Guided Buying (Catalogue et achat guidé)

SAP Ariba offre une expérience de magasinage par catalogue semblable à celle à laquelle nous ont habitués les géants tels Amazon et eBay. Les articles d’un catalogue sont créés soit automatiquement une fois le contrat diffusé ou en permettant aux fournisseurs d’ajouter leurs articles directement puis de les promouvoir sur Ariba Network, épargnant ainsi temps et efforts à l’acheteur puisque les fournisseurs gèrent eux-mêmes leur propre stock et leurs prix.   Les articles d’un catalogue peuvent également être créés manuellement lorsqu’ils sont liés à un PO.

La fonctionnalité d’achat guidé ou de magasinage par catalogue est exactement conçue de cette façon. La fonctionnalité d’achat guidé tombe dans le module SAP Buying and Invoicing et s’intègre à SAP S4/HANA. Elle offre aux acheteurs fonctionnels et aux clients finaux une solution élégante, simple et optimisée au magasinage en ligne, tout en appliquant les politiques de l’entreprise en matière d’approvisionnement. Elle offre également un flux d’approbation hautement adaptable et réactif pour s’assurer que chaque requête est approuvée à tous les niveaux requis.

Comme vous pouvez le voir dans la vidéo ci-dessus, l’interface est claire, intuitive, et très simple à utiliser. SAP aime bien y référer comme étant une « expérience milléniale ». Ce qui, essentiellement, signifie que l’expérience d’achat guidé ne nécessite pas de formation intensive, puisque la solution est aussi simple que de magasiner sur eBay ou Amazon. Cela signifie aussi que la solution est classée comme étant une expérience utilisateur de grade consommateur, avec un accès facile aux données sur tous les appareils. Vous pouvez aisément magasiner sur votre téléphone intelligent avec Ariba Mobile.

SAP Ariba Buying (Approvisionnement)

Le module Buying supporte les processus d’achat de bout en bout (de la recherche de fournisseurs jusqu’à la commande ou l’étape de paiement) pour les produits et les services. Il inclut les demandes d’achat (PR), les bons de commande (PO), et les avis d’expédition, mais s’arrête à la facturation et au rapprochement.

SAP Ariba Buying and Invoicing (Approvisionnement et facturation)

Il couvre tout le processus d’achat, de la requête jusqu’à la commande, de la réception à la facturation et au rapprochement.

SAP Ariba Supplier Relationship Management (Gestion de la relation fournisseur)

Ce module offre à l’utilisateur une façon unique de gérer le cycle de vie d’un fournisseur. Avec Ariba Network, vous pouvez tout d’abord demander au fournisseur de remplir les renseignements dont vous avez besoin : coordonnées, renseignements bancaires, etc. c’est ce qu’on appelle l’intégration d’un fournisseur (Supplier Onboarding). Vous pouvez également envoyer aux fournisseurs des questionnaires traitant de sujets spécifiques afin de les qualifier dans une catégorie de dépenses précise. Ils sont nommés « Supplier Questionnaires ». Si vous gérez certaines politiques ou assurances, et que vous souhaitez que votre fournisseur les maintienne à jour, vous pouvez utiliser cette fonction pour qu’il puisse mettre à jour les documents qui sont obsolètes. C’est le « Supplier Self-Service », qui vous permet de maintenir votre système à jour avec aussi peu d’interaction humaine de votre part que possible. Finalement, vous pouvez utiliser ce module pour gérer les risques liés aux fournisseurs, en faisant de la prévention de risques une partie inhérente à votre processus d’approvisionnement. La solution offre aussi une synchronisation d’intégration bidirectionnelle, ce qui signifie que les dossiers de vos fournisseurs sont bidirectionnels et synchronisés avec votre ERP et SAP Ariba.

Gestion des dépenses avec SAP Ariba Spend Analysis (analyse des dépenses)

La nature de la gestion des dépenses a évolué avec le temps. Techniquement, la gestion des dépenses est la gestion des dépenses d’entreprise. Elle inclut les processus nécessaires pour réunir toute l’information reliée aux dépenses. Une dépense peut être prise en compte dans la catégorie des dépenses directes, c’est-à-dire les dépenses essentielles à la fabrication de votre produit. Elle pourrait être les matières premières, ou même les services. Les dépenses indirectes sont les montants qui ne sont pas reliés à la fabrication de votre produit, mais qui sont essentiels au maintien de votre entreprise. Les frais de déplacement et la main-d’œuvre externe sont aussi pris en compte dans les dépenses. Une collecte de données et de bons outils d’analyse facilitant une prise de décision éclairée en vue de réduire des coûts et d’augmenter votre rentabilité font partie du processus de gestion des coûts.

Comment implanter SAP Ariba

Ariba Network offre plusieurs options pour faire des transactions, leur choix dépendra de votre stratégie d’approvisionnement actuelle, et de votre infrastructure TI. Vous pouvez choisir une version totalement virtualisée et utiliser les modules d’approvisionnement, d’achat et de facturation (Sourcing, Purchasing & Invoicing) proposés par SAP Ariba, ou choisir de faire confiance à Ariba Network pour gérer le canal de communication sécurisé vers les fournisseurs, tout en vous appuyant sur SAP S/4 HANA pour le flot des documents internes, le contrôle des stocks, et les finances.

Vous trouverez ici des exemples d’implantation de SAP Ariba comme solution autonome ou intégrée à SAP S/4 HANA. Dans les exemples qui suivent, je vous démontrerai comment SAP Ariba est le mieux intégré à SAP S/4 HANA. Cas d’utilisateurs - SAP Ariba et SAP S/4 HANA

1.      Approvisionnement MRO, indirect, et services avec SAP Ariba Guided Buying :

Les demandes indirectes peuvent provenir de n’importe qui au sein de l’entreprise. Les utilisateurs devraient passer le moins de temps possible à figurer comment l’interface d’utilisateur fonctionne.

Gestion des bons de commande dans SAP S4 HANA_Approvisionnement MRO, indirect, et services avec SAP Ariba Guided Buying_Pourquoi SAP Ariba est la solution infonuagique en matière d'approvisionnement_Createch

Dans cet exemple, les demandes sont gérées dans SAP S/4 HANA manuellement ou en exécutant une planification des besoins en ressources (MRP), puis poussées vers Ariba Catalog qui peut être soit hébergé par le fournisseur, soit géré à l’interne. Si les articles sont trouvés dans les catalogues, le processus de bon de commande sera initié dans SAP Ariba lorsque l’utilisateur soumettra les articles ajoutés à son panier pour approbation, puis renvoyés vers SAP pour contrôle interne via la passerelle d’intégration SAP Ariba. Au même moment, le même PO est envoyé au fournisseur complétant ainsi la portion « collaboration avec les fournisseurs ».

2.      Approvisionnement direct

L’approvisionnement direct dans SAP débute généralement dans SAP S/4 HANA. La demande provient de l’exécution de la planification dans le MRP, qui déclenche une requête d’achat lorsque la demande se situe à l’intérieur de certains paramètres.

Approvisionnement direct dans SAP S4 HANA et SAP Ariba_Pourquoi SAP Ariba est la solution infonuagique en matière d’approvisionnement_Createch

Conclusion

SAP a identifié des solutions incroyablement innovantes pour s’attaquer au besoin des entreprises d’intégrer leurs processus d’affaires (finances, RH, chaine d’approvisionnement, production, et stocks) à leur système ERP de SAP. Aujourd’hui, SAP repousse les limites de l’infonuagique pour mieux se concentrer sur l’aspect humain, en exploitant la puissance d’Internet pour accroitre la collaboration, l’innovation, et faciliter l’intégration entre les acheteurs et les fournisseurs.

Désormais, l’approvisionnement n’est plus considéré comme un service secondaire, seulement responsable de trouver la marchandise au meilleur prix, et de signer les contrats.   Il a été élevé grâce à la puissance d’Internet et est devenu crucial dans l’exploitation des relations stratégiques avec les fournisseurs et dans la nouvelle géopolitique mondiale. Il a enfin été doté d’outils d’analyse de données massives afin de faciliter la prise de meilleures décisions. SAP Ariba a exploité la gestion intelligente des dépenses pour permettre de combiner les données sur les dépenses de toutes sources et catégories et ainsi accélérer la prise de décisions sensées en matière de dépenses.

La collaboration dans SAP Ariba se présente sous différentes formes. L’objectif simple de la collaboration en approvisionnement est de faciliter les interactions et les rencontres, avec le but commun aux acheteurs et aux fournisseurs de réduire les coûts et d’améliorer les processus existants. Grâce à la puissance de SAP Ariba Network, les entreprises peuvent entreprendre une réelle collaboration avec leurs fournisseurs actuels. Et, en s’ouvrant sur de toutes nouvelles opportunités grâce à Ariba Discovery, ils sont en mesure de découvrir des fournisseurs avec lesquels ils n’ont jamais fait des affaires auparavant.

Dans un monde rempli d’incertitudes et dans le cadre d’un ralentissement économique mondial majeur, l’accès à un système de chaine d’approvisionnement efficient et entièrement intégré qui vous permet de collaborer avec vos fournisseurs actuels tout en vous offrant la possibilité d’en découvrir de nouveaux (le tout via un point d’accès unique) est ce qui différencie les solutions SAP du reste du lot.

Createch se fera un plaisir de vous présenter SAP Ariba en pleine action, contactez-nous!

 

Références :

  1. SAP Ariba Business Processes Functionality and Implementation–SAP Press
  2. SAP Ariba Contracts.PDF
  3. SAP Ariba Sourcing Solutions brief.PDF
  4. SAP Ariba Contract Invoicing
  5. Livret blanc SAP Intelligent Spend Management Ariba
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