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Publié le 16 octobre 2003
Rédigé par Performance opérationnelle

Pourquoi Rome ne s'est pas construite en un jour… – Ou pourquoi les technologies de l'information ne livrent-elles pas toujours le résultat espéré dans les temps prévus?

Article publié sur le site lesaffaires.com

Performance opérationnelle

J'ai vu un jour un reportage sur la construction d'une maison unifamiliale réalisée en une seule journée, de l'aménagement du terrain au terrassement. Il était incroyable de voir les ouvriers s'affairer autour de la maison pour en faire la plomberie, l'électricité, la maçonnerie, la charpente, la finition, enfin, tout ce qui prend à des humains « normaux » plusieurs semaines de travail. Mais ils ont réussi! Ce tour de force est rendu possible par de super héros invisibles responsables d'aspects beaucoup moins spectaculaires, mais essentiels à cet accomplissement : la planification et la coordination.

Qu'est-ce qui fait qu'on peut mener à bien un certain projet en une seule journée alors qu’ordinairement, on ne le réussirait que de peine et de misère en moins de huit semaines? Un rapport de 40 pour 1! Il est plus intéressant, pour répondre à cette question, de la prendre à l'inverse : pourquoi prend-on 40 fois plus de temps pour construire une maison? Curieusement, les réponses à cette question s'apparenteront beaucoup aux raisons pour lesquelles nos projets en technologies de l'information prennent plus de temps et ne livrent pas les bénéfices attendus.

Des objectifs clairs

On sait généralement très bien pourquoi l’on construit une maison. L'objectif est clair, on a une idée assez réaliste du temps et des investissements que nous devrons faire et l’on sait aussi quel type d’habitation nous obtiendrons pour notre somme investie. Pourquoi ne nous donnons-nous pas la peine d'en faire autant pour nos investissements en systèmes d'information? Souvent, par ignorance. On retrouve sur le marché des solutions de tout acabit. Par conséquent, il faut savoir quels sont nos objectifs d'entreprise et, par ricochet, connaître nos objectifs en ce qui a trait aux solutions technologiques que nous souhaitons mettre en place dans notre organisation. Il faut être réaliste par rapport à nos besoins et les moyens financiers, aussi bien que les moyens que nous devons parfois dénicher pour atteindre nos cibles. Déjà armé de cette perspective, on saura davantage à quels résultats s’attendre.

Des plans précis

Ensuite, il faut planifier, car comme dans le cas d'une construction, nous aurons à composer avec une multitude de paramètres qui influenceront le déroulement des choses. Pour réussir l'exploit de la maison en un jour, il est clair qu'il aura fallu des semaines, voire des mois de planification. On ne peut absolument rien laisser au hasard; il faut savoir prévoir l'imprévisible. La construction de la maison en un jour est planifiée à la seconde près : l’heure et l'endroit d'arrivée des matériaux, l’heure et l'endroit d'arrivée des ouvriers, la durée de temps pendant laquelle ils resteront sur le chantier, par où ils quitteront, etc. Cet exploit ne démontre-t-il pas qu'en investissant dans la planification détaillée du projet, il est possible d'économiser énormément de temps lors de l'exécution? Pourquoi hésite-t-on alors à passer quelques semaines à planifier un projet qui en prendra souvent 25 et même plus?

Un suivi serré

Finalement, armé de ce plan de projet précis et détaillé, on pourrait s'attendre à ce que tout aille comme sur des roulettes, mais ce serait sans prendre en considération le facteur « H », pour « Humains »! La coordination est essentielle dans un projet de technologie autant que dans la construction. Chaque personne doit savoir ce qu'elle a à faire, à quel moment, qui aura besoin du résultat de son travail et quand. Pour atteindre notre objectif, tout dérapage doit être rapidement identifié et rectifié : des activités qui prennent plus de temps que prévu, des individus qui sont malades ou moins productifs, une pièce d'équipement ou un logiciel nécessaires qui ne sont pas disponibles au moment prévu. Il faut être en mesure de réagir promptement à ces impondérables.

Assurément, rien ne va jamais comme prévu, et seuls des professionnels aguerris peuvent faire en sorte que le résultat en bout de piste soit celui que l'on cherchait à atteindre, à l’intérieur des budgets et des délais prévus. Ne laissez rien au hasard et assurez-vous d'avoir des objectifs bien définis, un bon plan et les bons joueurs en place afin que, finalement, vous puissiez construire votre Rome en une seule journée… ou plus!

Si vous souhaitez vous aussi améliorer votre performance, n'hésitez pas à communiquer avec notre équipe!

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