''Although a software system is immaterial and not an object per se, many of its aspects embody beauty as simplicity: the design or concept’s efficiency, the structure’s purity and clarity, the code’s stringent organization, the running artifact or behavior’s reliability, and the system’s usability, its versatility, and its longevity as it morphs over time. And yet, the beauty of simplicity is easily spoiled by poor decisions, misguided features, and outdated assumptions about efficiency capstones. Particularly in IT, with its ethereal nature, simplicity is relegated to the inner layers, and too often remains unseen, implicit, and largely underappreciated.’’ - IEEE Computer Society, November 2013
La mission d’une solution ERP est d’intégrer des processus d’affaires et d’amener de la simplicité comme avantage clé. À cet égard, on doit porter une attention particulière à la simplicité de son architecture, de même qu’à son évolutivité.
Le choix d'une solution ERP
Quand vient le temps de choisir ou de changer d’ERP, les entreprises focalisent généralement leur attention sur les exigences fonctionnelles. Comme celles-ci évoluent au fil du temps, il est crucial de ne pas les perdre de vue, car elles consistent en un besoin changeant à considérer comme un cadre structurel. L’architecture et le coût total de possession demeurent conséquemment simples et faciles à gérer.
En plus des licences, l’implantation et les frais d’entretien, plusieurs éléments entrent en ligne de compte, notamment de multiples :
- Fournisseurs de logiciels;
- Technologies auxquelles il faut faire face;
- Intergiciels;
- Interfaces (y compris pour les utilisateurs), et comment les gérer, les adopter et s’habituer;
- Ressources et connaissances à conserver à l’interne contenant toute complexité.
Gardez à l’esprit que pour ce dernier point, l’instabilité d’une architecture complexe augmente le risque de défaillance et la difficulté d’identifier, d’isoler, de prévoir et de résoudre les difficultés au fur et à mesure qu’elles surviennent.
Certes, on parle de simplicité. Toutefois, voyons comment l’architecture autour d’une solution ERP peut facilement devenir contraignante. Il est donc essentiel de cibler un ERP pouvant vous éviter les problèmes susmentionnés, en vous offrant des possibilités qui peuvent répondre à vos exigences.
Trouver l'ERP qui correspondra aux besoins d'affaires de votre entreprise
Quand les fournisseurs de système affirment qu’ils ont des solutions correspondant à toutes ces perspectives, il vaut la peine de se pencher sur le niveau d’intégration de ces dernières.
Prenons un bon ERP « central » pour les processus d’affaires, couvrant adéquatement les processus clés, entre autres :
- Commande à l’encaissement (order to cash);
- Approvisionnement au paiement (procure to pay);
- Finances.
Encore faut-il que vous gardiez l’œil ouvert sur ces fonctionnalités :
CRM
D’un point de vue prévisionnel et d’automatisation de ventes, sachez que la plupart des ERPs n’offrent pas aux entreprises de CRM comme module intégré. Ou, si c’est le cas, les fonctionnalités sont vraiment limitées. Ainsi, si le CRM est une condition importante, vous devriez déjà en posséder un fonctionnant comme un système autonome. Les interfaces doivent ensuite être mises en place afin de pouvoir communiquer à votre ERP, sans mentionner toute exigence quant à l’ajout d’un intergiciel pour permettre leur établissement de ces interfaces.
Disons que vous devez gérer des documents, des dossiers et des versions appartenant à un client. Vous aurez certainement besoin d’une plateforme de gestion de documents reliée à votre ERP ou à vos transactions. Celle-ci vous aidera à retrouver la documentation de vos clients, notamment des :
- Contrats;
- Devis;
- Dessins industriels.
Même si cette plateforme est intégrée à votre ERP, elle ne fera pas partie de vos données principales. La plateforme demeurera un dossier stocké séparé; donc la recherche de versions de documents et de devis ne se fera pas de façon si directe.
Finance
Une autre limite requérant habituellement un logiciel additionnel ou des ajouts à un ERP sont les planifications financières et budgétaires. Les fonctionnalités financières standards d’un ERP ne sont pas suffisantes et ne couvrent pas tous les aspects de ces types de planifications. En effet, des budgets opérationnels, d’immobilisations et liés aux projets, de même que toutes les versions pouvant être requises pour différents scénarios afin de les comparer aux scénarios actuels ne font probablement pas partie d’un ERP.
Si vous avez besoin d’une fonctionnalité de planification ou budgétaire, maintenant ou dans le futur, il faut que vous soyez préparés pour l’ajout de plus d’éléments de logiciels, fournisseurs et intégration.
Fonctionnalités standard d’affaires
Des fonctionnalités standard d’affaires sont normalement couvertes par le ERP central, mais des fonctionnalités propres à des industries spécifiques comme celles pour les détaillants, les vêtements, les logiciels, les services et autres reposeront sur des solutions tierces.
Dans la plupart des cas, elles sont conçues par les partenaires du fournisseur (parfois appelés revendeurs à valeur ajoutée ou éditeurs de logiciels indépendants) pour être aussi ajoutées et intégrées à votre ERP central.
Ces aspects sont sans doute en les pièces les plus indispensables de votre architecture, puisqu’ils amènent des fonctionnalités spécifiques parfois essentielles à votre entreprise pour la diriger. Ne sous-estimez donc pas ces exigences potentielles, sans quoi vous risquerez d’avoir affaire à encore plus de fournisseurs, de complexité et d’interfaces sujettes à l’échec et à l'entretien.
Rapports et intelligence d’affaires
De plus, il y a toujours une exigence en matière d’établissement de rapports et d’intelligence d’affaires. La plupart des ERPs n’offrent pas de solutions intégrées pour satisfaire à cette exigence. Par conséquent, nous devons non seulement intégrer une solution supplémentaire, mais aussi nous occuper de synchroniser les bases de données entre les outils d’établissement de rapports et d’intelligence d’entreprise et l’ERP central. De cette façon, vos rapports peuvent grandement se rapprocher de la réalité et l’information peut s’avérer utile pour toute prise de décision.
Selon les outils d’établissement de rapports et d’intelligence d’entreprise adoptés, vous devrez également travailler sur de lourdes pièces d’intergiciels pour l’extraction, la transformation et le téléchargement approprié de données provenant de la source ERP. Vous pourrez ensuite créer des dimensions et des cubes pour les outils d’intelligence d’entreprise pour les rendre fonctionnels et utiles.
D’autre part, des composantes analytiques complémentaires à ce produit seront nécessaires, mais celles-ci apporteront une complexité supplémentaire. Le soutien de professionnels expérimentés à l’externe comme à l’interne sera donc bienvenu.
Ne sous-estimez pas cette tâche et sa complexité, il s’agit normalement d’une source majeure de frustration dans le cadre d’implantations d’ERPs; la visibilité dans toute l’entreprise demeurant l’un des avantages les plus attendus d’un ERP.
Ainsi, quels parcours faut-il suivre pour éviter ce type de situation?
La réponse est NetSuite
NetSuite est un produit évolutif, une solution ERP cloud incluant les composantes suivantes :
- Financières de base;
- Planification budgétaire complète;
- Gestion de projet;
- Comptabilisation des produits;
- Devis provenant d’un CRM;
- Livraisons complexes.
NetSuite offre des éléments pour chaque segment de l’industrie avec des fonctionnalités spécifiques, entre autres, celles relevant du secteur manufacturier, de la distribution, des vêtements, des logiciels, des services de même que pour les organismes sans but lucratif intégrés aux modules principaux.
À cet égard, l’évolutivité de NetSuite convient aux entreprises du commerce de détail et électronique. La solution permet de soutenir des plateformes comme Magento. NetSuite vous évitera également de recourir à un soutien supplémentaire ou de maintenir la synchronisation des données ou de multiples entrées de données de base, sans mentionner l’intégration.
NetSuite compte aussi des fonctionnalités relevant des ressources humaines et de la chaîne d’approvisionnement dans une interface utilisateur distincte. La suite est assez flexible pour donner aux utilisateurs la possibilité de naviguer comme ils l’entendent, ce qui facilite leur adoption et la réalisation des avantages.
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En plus d’offrir tout cela à partir d’une seule plateforme vendue par un bon fournisseur, soit Oracle, NetSuite ne requiert presque pas d’espace sur vos machines et vos serveurs. Il s’agit du principal ERP SaaS (logiciel service) disponible sur le marché, utilisé par plus de 40 000 entreprises à travers le monde depuis 1998. Un véritable SaaS vous permet d’inclure des fonctionnalités et d’effectuer des paiements à l’utilisation au lieu de vous obliger à acheter des licences que vous n’êtes pas certain de vouloir.
Tous les clients de NetSuite bénéficient de la dernière version du système, sans avoir besoin de faire des mises à jour coûteuses ni d’essais de mise à niveau. Vous serez alors assurés de conserver toutes les pièces de votre lourde architecture au moment où vous ferez la mise à niveau de votre ERP principal.
Quand vous ferez la sélection de votre ERP, je vous invite à en apprendre davantage à propos de NetSuite et de découvrir comment les entreprises dans le monde entier évoluent grâce à un ERP efficace, évolutif et au plus bas coût de possession.
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