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Publié le 18 août 2005
Rédigé par Operational Performance

L’importance de revoir ses processus avant de choisir un système de gestion d’entrepôt (WMS)

Article publié sur le site lesaffaires.com
Performance opérationnelle

Lorsque vient le temps de choisir un système de gestion d’entrepôt (WMS pour « Warehouse Management System »), il faut d’abord lister les fonctionnalités nécessaires à votre entreprise. Négliger cette étape vous expose à des dangers inhérents à une mauvaise sélection :

  • coûts excessifs dans le choix et l’implantation de la solution;
  • adoption d’une solution qui répond mal aux besoins de votre opération de distribution;
  • solution qui, à la suite de son implantation, empêche votre opération de distribution d’évoluer.

Le meilleur point de départ pour votre sélection technologique est de revoir vos processus de distribution et de clarifier vos réels besoins à court, moyen et long termes.

Ne pas automatiser des processus qui ne sont pas optimaux

Un diagnostic de votre opération de distribution, incluant une réingénierie des processus depuis les achats jusqu’à la livraison (et parfois même les retours), permet de mettre les points suivants en perspective :

  • Départager les activités à valeur ajoutée de celles qui ne le sont pas. On peut citer l’exemple d’une entreprise qui a longtemps saisi les numéros de série de tous ses appareils expédiés. L’investigation a prouvé que cette étape laborieuse n’était plus utile. Cette activité a donc immédiatement été éliminée.
  • Dépister les problèmes et leurs causes fondamentales. Des causes d’erreur peuvent souvent venir de l’extérieur. Par exemple, des fournisseurs qui identifient mal leurs produits et leur quantité. Toute la technologie du monde n’aurait rien changé à ces problèmes. Dans une situation comme celle-ci, des améliorations dans les pratiques d’assurance qualité s’imposent.
  • Remettre en question l’applicabilité des équipements de manutention et d’entreposage, les aménagements ainsi que les processus de distribution en place. Un regard sur le profil des produits, les stocks en inventaire et les transactions à court, moyen et long termes peut avoir un impact sur les types de fonctionnalités nécessaires dans le WMS. À titre d’exemple : application de systèmes de convoyeurs, carrousels, étagères à gravité, etc.
  • Identifier et prioriser les solutions potentielles. En effet, un bon diagnostic devrait mettre en perspective l’impact des améliorations (procédurales et technologiques).
  • Établir de manière concrète les fonctionnalités nécessaires. Il devient alors important d’anticiper la manière dont la technologie pourra évoluer ainsi que s’adapter aux changements potentiels du marché et de la stratégie de l’entreprise.
  • Visualiser les opérations futures par rapport aux fonctions actuelles. Il s’agit en fait du premier constat à considérer pour gérer le changement.

Les réponses issues de ce type de questionnement peuvent avoir un impact significatif sur le type de solution recherché (et sur leur coût). De plus, il est important d’impliquer les différents intervenants de l’entreprise dans cette revue. L’implantation d’un WMS a des répercussions importantes sur tous les processus qui supportent la distribution, sans compter ceux du client.

Simplifier les étapes suivantes

Omettre de bien réviser au départ ses processus de distribution est une cause importante de retards excessifs dans les projets d’implantation, car on doit souvent revenir sur des décisions prises trop hâtivement. La réingénierie des processus de distribution facilite les étapes suivantes dans le processus de sélection et d’implantation d’un WMS.

  • Effectuer la justification financière de la solution. Peu importe l’ampleur de l’opération, il est incontournable de justifier le projet. Une bonne analyse permet de répondre clairement à diverses questions, par exemple : Quel sera l’impact de la solution sur notre productivité, sur notre précision d’inventaire et sur nos niveaux de stocks en inventaire?
  • Établir les critères de sélection. Au-delà de l’établissement des fonctionnalités nécessaires, le diagnostic va clarifier ce qui est important pour vous. Cette réflexion permettra d’établir d’autres éléments cruciaux à considérer : compatibilité technologique avec les autres systèmes en place, type de support requis, etc. Certains de ces critères peuvent rapidement diminuer le nombre de solutions à envisager dans l’appel d’offres.
  • Faciliter l’implantation de la solution. Pour éviter plusieurs des problèmes souvent rencontrés par les fournisseurs de WMS dans des projets d’implantation (mauvaise compréhension des besoins du client, modifications importantes à programmer ou démarrage difficile des opérations avec la nouvelle solution), vous devez choisir le système dont les fonctionnalités correspondent le plus possible à vos opérations.

En bref, revoir ses processus de distribution avant de procéder à une sélection technologique est clairement un bon investissement de temps et d’argent pour une entreprise. Effectivement, les considérations faites durant cette réflexion sont non seulement d’ordre tactique pour les opérations, mais elles viennent aussi soutenir les décisions stratégiques de l’entreprise.

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