Article mis à jour en mars 2020
Dans un monde où la main-d’œuvre vieillissante quitte avec son bagage de connaissances et où les nouvelles générations ont rapidement envie d’aller explorer d’autres horizons, l’enjeu de la rétention du savoir-faire devient de plus en plus crucial. Plusieurs questions surgissent : Comment s’assurer de conserver les connaissances et le savoir-faire de nos employés ? Comment s’assurer que chacun exécute ses tâches de la même façon ? Et surtout, par où devrait-on commencer ? Devrions-nous débuter par les processus d'affaires qui demandent davantage de budget ou par ceux qui sont plus sollicités ?
Mes processus d'affaires, un actif de mon entreprise ?
La gestion par processus d'affaires, mieux connue sous le terme de BPM – Business process management, considère les façons de faire d’une entreprise comme un actif tout aussi important que les bâtiments, l’équipement et les employés.
En effet, un processus d'affaires doit être conçu et mis en œuvre tout comme une chaîne de fabrication ou un équipement. Quelqu’un doit être responsable de son rendement et de le faire évoluer. La manière d’opérationnaliser ce processus doit être communiquée et améliorée. En somme, ce ne sont pas seulement les machines et les employés qui contribuent à l’atteinte des objectifs de l’entreprise, mais aussi les processus d'affaires mis en œuvre (ou non).
Quelques éléments principaux de la gestion par processus d'affaires :
- Définition des objectifs d’entreprise;
- Définition des rôles et des responsabilités;
- Standardisation des façons de faire et de la gestion des connaissances;
- Mesure de la performance des processus d'affaires et de l’entreprise;
- Amélioration des façons de faire en lien avec les objectifs de l’entreprise.
Évaluer ses processus d'affaires selon l’échelle de maturité
D’abord, il faut caractériser chacun des processus par un niveau de maturité. Il existe 5 niveaux de maturité des processus d'affaires. L’illustration 1 permet d’utiliser ces critères pour définir à quel niveau se trouve l'organisation.
Illustration 1 : 5 niveaux de maturité des processus d'affaires
Le premier niveau de maturité, « initial », produit des rendements imprévisibles. Le deuxième, « répétable », démontre un contrôle de base, pouvant être détaché des attentes du client. Dans le troisième niveau, « standardisé », la définition des attentes du client et la mesure de sa satisfaction sont initiées. À partir d’ici, nous pouvons amorcer des projets d’amélioration nous menant ainsi vers le quatrième niveau, « amélioré ».
Finalement, le niveau 5 est « optimisé ». Pour y arriver, plusieurs projets d’amélioration doivent avoir été complétés, de plus, aucun gain en vélocité ou en qualité possible n’est désormais possible avec les technologies utilisées dans le processus.
"Il n'y a pas d'amélioration continue sans standardisation"
Masaki Imai
Combiner la maturité avec l’incidence des processus d'affaires
Pour effectuer un choix de processus d'affaires, nous pourrions prioriser un processus correspondant au niveau de maturité 1. Toutefois, si le processus choisi a peu d’incidence sur les objectifs de l’entreprise, il vaudra mieux en choisir un ayant une incidence plus importante pour le même niveau de maturité.
Pour gérer les processus d'affaires, il est utile d’utiliser des outils associés à l’amélioration continue tels que Damasix (DMS Mobile de Createch), EPC, Sherpa ou Poka.
Vivez-vous les situations suivantes ?
- Vous avez de la difficulté à retrouver vos processus d'affaires et la documentation qui y est reliée ?
- Vous disposez de plusieurs versions d’un même document, mais aucune n’est la bonne ?
- La personne-ressource n’est pas identifiée ? Qui détient l’information ?
- Vos standards d’entreprise appartiennent à tous et à personne à la fois ?
- De la documentation est développée en parallèle par différentes personnes ?
- Produire de la documentation vous demande beaucoup d’efforts ?
- Vous n’avez pas d’outil d’amélioration continue des processus d'affaires ?
Nos équipes d’optimisation des processus d’affaires et d’amélioration de la performance manufacturière peuvent vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à contacter l’un de nos experts Createch, nous pouvons vous accompagner dans la résolution ces enjeux, et bien d’autres encore!
