États financiers : Comment obtenir des rapports sectoriels dans JD Edwards ?

Vos états financiers sont trop généraux ? Vous passez beaucoup de temps à manipuler les données financières sur Excel ? Vous aimeriez que vos rapports financiers vous indiquent les résultats par clients, régions, types de produits, types de sous-produits, etc. ? Dans cet article, je vais vous montrer comment, grâce à l’utilisation de la comptabilité avancée, nous répondrons à ce besoin avec les rapports financiers sectoriels dans JD Edwards.

Dans le logiciel ERP d'Oracle JD Edwards, les liens entre certaines fonctionnalités nous permettent de répondre aux besoins des gestionnaires, sans pour autant alourdir la mise en place de ces rapports en détaillant, par exemple, les différents secteurs devant être analysés.

Qu’est-ce qu’un rapport financier sectoriel ?

Voici la définition établie par l’Institut canadien des Comptables professionnels agréés :

« Information qu’une entreprise présente dans ses états financiers au sujet de ses secteurs d’exploitation, des différents biens et services qu’elle vend, des diverses régions géographiques où elle exerce ses activités et de ses principaux clients. »

Pourquoi doit-on émettre de l’information sectorielle ?

Toujours selon l’Institut canadien des Comptables professionnels agréés :

« La communication des informations sectorielles vise à permettre aux utilisateurs des états financiers d’obtenir des informations sur les diverses activités commerciales de l’entreprise et sur les divers contextes économiques dans lesquels elle fonctionne. »

Il est donc nécessaire pour les organisations, afin de pouvoir mieux gérer les différents types de secteurs (produits, types de clients, clients spécifiques, fournisseurs), de produire des renseignements sectoriels. Pour atteindre cet objectif, ils ont besoin d’avoir facilement accès à ce type d’information.

Utilisation du système comptable JD Edwards

Dans la solution ERP JD Edwards, l’information permettant d’établir les états financiers sectoriels sera disponible en utilisant la fonctionnalité des axes d’analyse du module de comptabilité avancée. Des écrans de consultations des données et des rapports prédéfinis sont disponibles pour nous permettre de mieux les analyser.

Voici un graphique illustrant le flux des transactions qui permet la mise en place de l’information nécessaire pour obtenir facilement les données désirées.

1.     Sources des données financières

Les diverses transactions d’opérations alimentent les données financières. Les ventes, les achats, les bons de travail sont à l’origine des données financières. Celles-ci sont mises à jour à divers moments dans les différents processus :

• Lors de la réception de la marchandise pour la rajouter dans le fichier d’inventaire;
• Lors de la fermeture des bons de travail, pour ajouter les produits finis fabriqués dans le fichier d’inventaire, et pour en retirer les matières premières consommées;
• Lors de l’expédition des commandes afin de retirer la marchandise du fichier d’inventaire et pour inscrire les montants à recevoir dans l’auxiliaire des compte clients;
• Lors de transactions d’inventaire pour ajuster les stocks.

2.     Instructions comptables

Les comptes de grand livre des transactions manufacturières, de ventes, d’achats et de transactions d’inventaire sont déterminés par les directives comptables automatiques. La combinaison entre les sociétés, les types de transactions et le code GL inscrits dans le fichier maître des articles déterminent le compte GL où l’information financière sera inscrite.

Si le champ du centre de coûts est vide, cela indique que le centre de coûts de la transaction d’origine sera utilisé pour déterminer la combinaison du compte de grand livre.

Ici aussi l’utilisation de la comptabilité flexible permet de modifier le centre de coûts ou les sous-comptes selon les besoins supplémentaires de la charte comptable.

Selon le type de transactions, des directives comptables automatiques de distribution et de fabrication permettent d’orienter les informations financières dans des GL différents.

3.     Comptabilité flexible

La comptabilité flexible est utilisée lors de la comptabilisation des transactions opérationnelles. Cette application permet d’ajouter des renseignements additionnels dans le grand livre soit, entre autres, d’ajouter les axes d’analyse.

Cette mise en place est transparente pour les utilisateurs du système. Aucune opération additionnelle n’est nécessaire pour que les données soient transférées dans les axes d’analyses. Une activation de la comptabilité flexible doit être faite dans les programmes générant les transactions financières.

L’information inscrite dans les différents axes provient de champs remplis dans les tables d’origines des transactions. L’information spécifique aux stocks est inscrite par exemple dans les codes de catégories fiches articles. Si notre besoin est en relation avec nos partenaires d’affaires, nous utiliserons les codes de catégories du carnet d’adresses.

4.     Axes d’analyses dans les comptes de grand livre

Pour inscrire les renseignements sectoriels dans les axes d’analyse de la comptabilité avancée, ces derniers doivent préalablement avoir été saisis dans le détail des comptes de grand livre.

Les axes d’analyse sont acheminés vers le grand livre par les transactions provenant des modules suivants :

• Ventes;
• Achats stock et fabrication, soit la réception de marchandises;
• Mises à jour des ventes;
• Transactions d’inventaire;
• Comptabilité manufacturière.

Les axes d’analyse peuvent aussi être saisis manuellement lors de la saisie des factures fournisseurs et des écritures de journal.

Afin de s’assurer de l’intégralité de l’information, les comptes de grand livre, servant à la publication des renseignements sectoriels peuvent être configurés de façon à ce que les valeurs soient saisies dans les champs des axes d’analyse.

L’information inscrite dans les axes d’analyse lors de la comptabilisation, qui provient des modules de distribution ou de la comptabilité manufacturière, le sera aussi avec l’utilisation de la comptabilité flexible.

5.     Visualisation des rapports sectoriels

Les axes d’analyse sont utilisés pour inscrire les données sectorielles (client, région, produits). Le logiciel JD Edwards offre une possibilité de quatre champs d’axes d’analyse en plus du champ des produits. Le choix de l’utilisation des axes est déterminé selon les besoins de votre organisation en début de projet lors des ateliers de conception des processus par l’ensemble des intervenants dans ledit processus.

L’utilisation de la comptabilité avancée permet de générer des rapports financiers en fonction des axes d’analyse déterminés. Une fonctionnalité supplémentaire permet d’avoir, pour un même axe, deux rapports financiers différents.

Ces cinq étapes ne sont qu’un aperçu de la profondeur du module de la comptabilité avancée et de l’intégration de celui-ci avec les autres modules de JD Edwards.

La génération des rapports financiers sectoriels par le module vous permettra d’optimiser votre travail en passant plus de temps à analyser les résultats qu’à les compiler sur Excel.

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