Comment la technologie peut-elle nous aider à mieux gérer nos processus ?
Dans le monde technologique d’aujourd’hui, gérer nos processus d’entreprise ne doit plus vouloir dire avoir des procédures datant des années 90, classées dans des cartables pleins de poussières et qui dorment sur une étagère dans l’armoire du patron. Des solutions de gestion des processus d’affaires, aussi appelés BPMS (Business Process Management Software), nous permettent de définir, modéliser, maintenir, mesurer et améliorer nos façons de faire tout en simplifiant l’accessibilité et la gestion de celles-ci.
Qu’est-ce que EPC (Enterprise Process Center®) et quels en sont les bénéfices ?
Enterprise Process Center® (EPC) est une solution de l’entreprise montréalaise Interfacing et ses bénéfices sont nombreux. Non seulement elle vous permet de cartographier vos processus d’entreprise à partir d’un portail en ligne, mais vous permet aussi une :
- Meilleure gouvernance d’entreprise;
- Meilleure gestion de la conformité de vos façons de faire;
- Analyse des processus (valeur ajoutée, temps d’exécution);
- Gestion des procédures d’exécution des processus;
- Gestion des documents associés aux processus (gabarits, formulaires, etc.);
- Collaboration et gestion du cycle d’amélioration.
5 fonctionnalités intéressantes d’EPC
1. Référentiel unique de données
Vous vivez une réorganisation ? Le poste de directeur administration est renommé directeur finance et administration ? Vous devez changer tous les processus et documents faisant référence à ce rôle, un par un. Ça prend beaucoup de votre précieux temps…
Dans EPC, il y a un unique changement à faire, toutes les autres incidences sont automatiquement mises à jour.
Un grand avantage d’EPC est le fait que tout son contenu est consolidé dans une seule base de données relationnelle. EPC vous aide à gérer une grande quantité de données interreliées et interdépendantes tout en assurant l’intégrité de celles-ci.
La solution BPMS nous permet de modéliser et de stocker une multitude d’informations qui assurent une gestion complète des processus, comme le dessin du processus lui-même, mais aussi les procédures qui y sont rattachées, les rôles qui l’exécutent, les risques potentiels et les contrôles mis en place, les indicateurs de performance qui permettent de le mesurer, et beaucoup plus encore.
Cette base de données relationnelle rend la mise à jour de l’architecture d’entreprise beaucoup plus facile et rapide, sans oublier qu’elle offre des possibilités illimitées de rapports qui peuvent être bâtis à l’aide d’un outil dédié, tels que (mais non limité à) Cognos ou PowerBI.
2. Gestion des versions, cycle d’approbation et cycle de révision
Vous êtes audités et vous devez démontrer que vous gardez une trace de tous vos changements ? Vous n’êtes pas certain de l’endroit où trouver la dernière version du document ? Devez-vous parcourir plusieurs chaînes de courriels pour identifier quels ont été les changements apportés au fil du temps ?
À présent avec EPC, toute cette information est centralisée et facilement accessible. EPC permet la gestion des versions de tous les objets dans sa base de données. Chaque fois qu’un changement est apporté, par exemple à un rôle ou à un processus, le changement est enregistré. Le « quand », le « qui » et la nature du changement sont enregistrés. Donc plus besoin de se poser la fameuse question : où se trouve la dernière version et quel est le dernier changement qui a été apporté ? En tout temps, la dernière version est disponible à tous et les changements qui ont permis de faire évoluer l’objet sont aisément accessibles. Il est même possible de comparer deux versions d’un objet, processus, procédure, etc., et de faire ressortir leurs différences.
Dans EPC, il est également possible de définir des cycles d’approbation afin de mettre en place un processus de validation et d’approbation du contenu diffusé. De plus, il est possible de définir des cycles de révision du contenu afin de s’assurer que votre architecture d’entreprise est toujours à jour.
3. Gestion multilingue et multilocalisation
Vous avez une équipe anglophone et une équipe francophone et vous devez développer votre documentation en anglais afin que tout le monde puisse comprendre ? Parce que sinon, vous devrez maintenir deux versions du même document ?
Maintenant grâce à EPC, un objet peut être traduit dans plusieurs langues. Une fonctionnalité intéressante d’EPC est la fonction multilingue. Non seulement l’interface de la solution est disponible dans une multitude de langues, mais le contenu de chaque objet peut être traduit afin d’être affiché dans la langue voulue. Plus besoin d’avoir plusieurs versions du même processus et d’avoir à maintenir chaque version. EPC vous suggère une traduction à même la solution que vous avez la liberté de modifier.
De plus, un ajout récent à EPC est l’option de multilocalisations. Il est maintenant possible de créer des variantes d’un processus en fonction de l’emplacement, du produit, du service, etc.
4. Gestion des indicateurs de performance
Vous avez des indicateurs de performance, mais vous ne savez pas à quoi ils se rattachent au sein de l’entreprise ? Quel est l’intérêt d’avoir des processus définis si nous ne les mesurons pas et nous ne nous assurons pas qu’ils soient exécutés tel que modélisés ?
Dans EPC, il est facile de lier la performance aux processus. Il est possible de modéliser les indicateurs de performance de l’entreprise et de les attacher aux processus, leur assigner un responsable, mettre en place un cycle de révision, etc. En connectant EPC à votre système de gestion d’entreprise, ce dernier peut alimenter EPC des données pertinentes qui permettront de visualiser les KPI et la santé de vos processus, à même ces derniers.
5. Module de collaboration
Vos employés ont de bonnes idées pour améliorer leur quotidien, mais n’ont pas la plateforme pour le faire ? Ils veulent partager leurs petits trucs pour aller plus vite ou éviter les erreurs, mais à la place, les gardent pour eux ?
Dans EPC, il est simple et convivial de faire participer les employés à l’amélioration. Un volet important de la gestion par processus est l’amélioration continue. Lorsque la définition, la modélisation et la mise en place de vos façons de faire seront effectuées, il sera primordial de les améliorer. L’amélioration continue des processus d’affaires apporte aux organisations la flexibilité de réagir rapidement aux changements dans son environnement.
Intégré à EPC, le module de collaboration permet de bâtir un registre d’incidents, de questions ou de requêtes d’amélioration liés à votre architecture d’entreprise. Cela permet donc par exemple de générer des rapports sur le nombre d’incidents ou de non-conformités relevés en lien avec un processus en particulier. De là peuvent être identifiées des idées d’amélioration à implanter.
Avec ce module, les utilisateurs peuvent également signaler des incidents ou des idées d’amélioration qui seront ensuite assignés à un modélisateur qui devra analyser la demande, faire le changement, le faire approuver et le rendre disponible à tous.
EPC, une solution riche en possibilités
Ces cinq fonctionnalités ne sont qu’un début. EPC est un outil puissant de gestion de processus d’entreprise. Grâce à cet outil, vous serez en mesure de modéliser l’architecture de votre entreprise, incluant processus, rôles, responsabilités, indicateurs de performance, risques, contrôles et bien plus.
Vous avez déjà des dizaines de Visio qui documentent vos processus ; vous hésitez donc à faire la transition vers une solution comme EPC par crainte de perdre beaucoup de temps à tout retranscrire ? Dans EPC, il est possible d’importer du contenu dans des formats tels « . vsdx », « .bpmn », et « .csv » afin de rendre la transition la plus facile possible.
Pourquoi ne pas aller encore plus loin et ajouter de l’intelligence à vos processus à l’aide d’un iBPMS (intelligent Business Process Management Suite) en intégrant des capacités de validation, de collaboration en temps réel ou d’automatisation ? Les possibilités sont infinies ! Les technologies sont le système nerveux qui soutient les processus d’affaires dans les organisations. Il est plus que temps d’en tirer profit !
Que vous implantiez un nouvel ERP et souhaitez profiter de ce moment pour restructurer vos façons de faire et de les documenter de manière centralisée ; ou qu’il est temps pour vous d’avoir un vrai outil de modélisation et de documentation qui vous permettra de mieux organiser, consulter et suivre vos processus, à chaque besoin sa solution !
N’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements ! Selon votre besoin, d’autres solutions existent sur le marché et Createch peut vous aider à identifier celle qui colle le mieux à votre besoin grâce à notre analyse de besoins BPMS.
