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Publié le 30 juin 2020
Rédigé par Mathias Boret

DamaSix, le DMS puissance 6 pour votre gestion quotidienne

DamaSix est le DMS (Daily Management System) développé et certifié par nos experts en implantation de la gestion quotidienne.

Il se fonde sur un principe Lean qui s’applique à tous les types d’entreprise : puiser dans l’expertise de chacune des ressources de l’organisation afin de réduire les gaspillages et maximiser la valeur ajoutée de chaque équipe de travail.

Le DMS façon DamaSix

Les activités quotidiennes d’une entreprise sont organisées en vue d’atteindre des objectifs précis de performance.

La gestion quotidienne permet de trouver une meilleure cohérence entre les attentes de la direction et la capacité réelle d’une équipe de travail à performer au quotidien. Elle utilise :

  • Tableaux de bord : indicateurs de processus et de résultats;
  • Rencontres quotidiennes : discussion des activités et réalisations de la journée précédente;
  • Rencontres de résolution de problèmes : correction des principaux perturbateurs empêchant l’atteinte des objectifs de l’équipe.

Les audits, les tournées de suivi, les aller-voir, les « gemba walks », les vigies, les rencontres de rétroaction, le 5S, la standardisation des méthodes viennent alimenter les rencontres quotidiennes. Ils permettent une collecte minutieuse des faits pour analyser les problèmes et corriger à la source, en équipe, les causes de non-performance.

DamaSix_DMS_gestion quotidienne_Routine de travail organisée_Createch

Ce système permet à chacun d’apporter son expertise, non seulement pour la réalisation des objectifs, mais aussi en vue d’une amélioration continue. Il rassemble de nombreuses données qu’il faut maîtriser. D’ailleurs, de plus en plus d’entreprises prennent du temps pour bien organiser l’enregistrement des informations. C’est pourquoi Createch a développé DamaSix.

DamaSix_DMS_gestion quotidienne_DMS en bref_Createch

DamaSix est une application web. Elle peut donc être utilisée sur tout appareil connecté à un réseau internet. Ceci permet une installation très rapide, ainsi qu’un accès à vos données en instantané, à tout moment et en tout lieu. 

DamaSix vous apporte la flexibilité nécessaire au bon fonctionnement du système de gestion au quotidien et vous permet ainsi d’accéder à une culture d’excellence opérationnelle.

Afin de répondre à l’ensemble des besoins des différentes organisations et des différents utilisateurs, nous avons élaboré l’application autour de 6 piliers fondamentaux :

DamaSix_DMS_gestion quotidienne_Multi device_Createch

 

    • Standardisation des activités
    • Collaboration active
    • Suivi fréquent des faits
    • Communication standardisée
    • Développement en continu
    • Amélioration continue à tous les niveaux

Les 6 piliers de DamaSix

La standardisation des activités

L’application permet de visualiser clairement toutes les activités sur la page d’accueil, ainsi que de puiser dans les détails de chaque élément par un simple clic.

Les activités clés à réaliser au quotidien sont identifiées et organisées pour chaque acteur responsable des opérations. Les rencontres, les audits, les gembas ou encore les tournées de suivis sont tous structurés et clairement visualisés dans un agenda standard. Le niveau de détail avancé et visuellement intuitif assure la réalisation efficace de chaque activité et évite une gestion réactive.

La collaboration active

La gestion quotidienne se base sur la participation de tous les acteurs dans le respect des activités clés de l’organisation. La collaboration intra et inter équipe est primordiale pour atteindre les objectifs journaliers.

L’application met à disposition des modules de notes, de conversation (chat room) et d’actions personnelles (to-do list). Toute l’information personnelle pour l’usager, ainsi que l’information utile au fonctionnement de l’équipe est facilement accessible.

Le suivi fréquent des faits

Les relevés des faits sont à la base de l’amélioration. Des audits et des gemba walks fournissent aux ressources responsables un portrait précis de chaque situation déterminant les actions à poser.

L’application permet de configurer l’enregistrement de toute donnée pertinente, ainsi que de capturer des photos ou des vidéos précisant les faits à conserver pour amélioration.

La communication standardisée

Les rencontres et les communications sont essentiels à la gestion quotidienne. Le temps est précieux et chaque communication doit être dûment préparée, organisée et structurée pour être efficace.

DamaSix permet de :

  • Préciser l’ordre du jour de chaque rencontre clé de la journée ou de la semaine; 
  • Mieux anticiper le niveau de préparation attendu; 
  • Mentionner les livrables et les indicateurs pertinents.

Le développement en continu

L’implication quotidienne dans la réalisation du plan d’opération et les réflexions d’amélioration permettent à chaque ressource de profiter du partage des connaissances et de se développer dans les bonnes pratiques Lean. L’accessibilité des données d’amélioration, l’implication dans les audits et la proximité de développement par le gemba favorisent l’apprentissage, la mobilisation ainsi que l’élimination des gaspillages quotidiens.

L’amélioration continue à tous les niveaux

Les connaissances et expertises de chacun sont mises à contribution dans un objectif commun : l’amélioration continue. L’organisation des priorités d’amélioration est basée sur des objectifs tangibles. Chaque ressource s’implique pour résoudre des problèmes de complexité variable dans le secteur qui lui est propre.

L’application permet d’afficher les priorités d’amélioration, ainsi que les efforts d’implémentation évalués par les équipes elles-mêmes. L’ampleur des améliorations est facilement observable, ainsi que leurs effets lors des rencontres quotidiennes.

Téléchargez la brochure  complète sur la solution

Les activités standardisées dans DamaSix

L’écran d’accueil regroupe l’ensemble des activités de l’usager. On y retrouve les activités standardisées configurées pour la ressource lors de l’implantation du système de gestion quotidienne. On y retrouve aussi les modules de communication permettant la connectivité entre les ressources.

L’agenda standard

DamaSix_DMS_gestion quotidienne_Agenda standard_Createch

DamaSix permet de configurer des rencontres d’équipe, des audits, ou encore des tâches personnelles. Ces trois éléments peuvent être assignés à des heures précises dans la journée de travail, durant la semaine ou le mois.

Les rencontres

DamaSix_DMS_gestion quotidienne_Rencontres_Createch

Plusieurs options et objectifs sont possibles : 

  • Rencontre de démarrage avec un ordre du jour détaillé pour une bonne préparation;
  • Réservation de créneau horaire pour une tournée de suivi avec son chef d’équipe;
  • Définition d’une plage de résolution de problème pour toute l’entreprise;
  • etc.

Les audits

DamaSix_DMS_gestion quotidienne_Audit_Createch

Cette activité permet d’enregistrer les informations pertinentes aux relevés de faits. Les audits sont configurables selon les besoins de relevés de valeurs, de conformité, de « go / no go », ou simplement de commentaires. Les possibilités de relevés de faits sont très grandes et très flexibles. Le nombre d’audits est à la discrétion de l’entreprise, et chaque audit peut être activé ou désactivé selon les besoins.

Le module conversation

DamaSix_DMS_gestion quotidienne_Bilan rencontre_Createch

Ce module permet de mettre en relation différentes ressources, tout en conservant un niveau de confidentialité. Seules les ressources assignées à la conversation peuvent accéder aux informations échangées. Les nouvelles notifications sont signalées sur la page d’accueil lors de l’arrivée d’un nouveau message. Une conversation peut être démarrée lors d’une rencontre, pour en faire un suivi par exemple.

La résolution de problèmes dans DamaSix

Les activités standardisées permettent de confirmer le niveau de maîtrise des opérations au quotidien. DamaSix aide à collecter des informations pour comprendre la situation actuelle. Ces informations permettent d’alimenter la base de résolution de problème de DamaSix.

Pour chaque activité standardisée réalisée par un usager, la ressource peut décider d’ouvrir une carte d’amélioration.

Les cartes d’amélioration simples et complètes

DamaSix_DMS_gestion quotidienne_Carte amélioration_Createch

Le niveau de complexité d’une problématique peut varier et ne nécessite pas toujours une résolution de problème profonde. L’application propose deux types de cartes d’amélioration. 

La carte d’amélioration simple permet de rapporter un problème et de proposer une solution. Cette carte s’applique lorsque la solution est une évidence face à la problématique. Cette carte peut aussi s’appliquer dans le cadre d’un programme de suggestion d’entreprise.

L’application permet aussi d’ouvrir une carte d’amélioration complète. L’usager documente davantage la description du problème (QQOQCQ) et fait une analyse de cause utilisant les « 5 Pourquoi ».

Le relevé de faits peut aussi être complété lors de la création d’une carte avec l’ajout de photos ou vidéos, d’un fichier de données.

Le Kanban des cartes d’amélioration

DamaSix_DMS_gestion quotidienne_Kanban carte amélioration_Createch

Toute entreprise possède une capacité maximum de résolution de problème. Il serait utopique d’envisager résoudre tous les problèmes soulevés au quotidien. C’est un objectif à se fixer, mais qui nécessite des règles de gestion et de priorisation des corrections. 

DamaSix peut sélectionner le nombre de cartes à traiter en même temps, selon la capacité du département responsable de la correction. On parle alors du Kanban des cartes d’amélioration, dont la taille ainsi que les groupes sont configurables en tout temps.

Les efforts d’amélioration

DamaSix_DMS_gestion quotidienne_Effort amelioration_Createch

La gestion quotidienne met l’accent sur la réalisation des activités standardisées dans le but d’atteindre les objectifs opérationnels. Il est cependant important de quantifier les efforts mis sur les améliorations afin de définir un plan raisonnable. DamaSix permet de renseigner les efforts de chaque action par ressource. On peut ainsi évaluer si le niveau d’effort prévu selon les échéanciers et les activités standardisées est réaliste, et surtout si les gains attendus vont être réellement mis en place.

Les tableaux de bord de DamaSix

Pour soutenir l’organisation dans la maîtrise de son quotidien, il faut considérer la situation et son évolution. DamaSix permet de configurer différents tableaux de bord.

Les rapports 

L’application est fournie avec un certain nombre de rapports exploitant les données de DamaSix : respect d’agenda standard, audits, actions de cartes d’amélioration, etc. Les rapports sont générés sous format SSRS et sont configurables sur une base SQL.

Les indicateurs du système de gestion

DamaSix_DMS_gestion quotidienne_Indicateurs systeme_Createch

Afin de constater le bon fonctionnement du système de gestion au quotidien, il est intéressant de maîtriser les paramètres du processus. DamaSix permet de configurer un tableau de bord montrant le niveau d’utilisation du système. On peut voir notamment le niveau de respect des agendas standards de ressources ciblées ou l’évolution des cartes d’amélioration. L’intention du tableau de bord de gestion est de comprendre l’utilisation du système, et donc de confirmer la connaissance et la maîtrise des ressources de leur quotidien.

Les indicateurs de performance

DamaSix_DMS_gestion quotidienne_Indicateurs performance_Createch

Au-delà de la maîtrise du processus de gestion quotidienne, il est important de comprendre son impact sur la performance. Il est possible de configurer un tableau de bord présentant les résultats d’audits ou encore certains indicateurs de performance.

La notion de performance étant relative, l’option développée par Createch permet une connexion de DamaSix à d’autres bases de données. Ceci permet une gestion visuelle des indicateurs et de faire un pont avec l’application. Un module Power BI est intégré à l’application, permettant un visuel configurable d’indicateurs de performance.

DamaSix en conclusion

DamaSix est une application web qui vient supporter les pratiques de gestion quotidienne de toute entreprise. Son module d’accueil reprend l’agenda standard par usager, ainsi que tous les modules de communication et de résolution de problèmes.

La configuration de DamaSix est flexible. Ainsi, il répond à tous les besoins des entreprises qui veulent augmenter de manière importante leur productivité et la mobilisation de leurs équipes pour une meilleure rétention de la main-d’œuvre.

Cette application donne l’avantage de la flexibilité d’accès aux données pertinentes, et de maîtrise des activités clés de la performance quotidienne. Si vous considérez la gestion quotidienne dans votre organisation, contactez-nous pour une démonstration.

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Marc-Olivier Landry Fortin
 
Marc-Olivier Landry Fortin
Publié le 15 octobre 2020
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