Conversion SAP S/4HANA : les pièges à éviter

Article mis à jour en juillet 2020
Vous le savez probablement déjà : une conversion vers SAP S/4HANA ne sera pas une autre simple mise à jour comme dans le passé.

Cette dernière version apporte effectivement un nombre considérable d’innovations de rupture. Ainsi, la conversion vers SAP S/4HANA sera probablement l’un des projets les plus exigeants et excitants pour votre équipe SAP depuis les dix dernières années!

Plusieurs problèmes récurrents rencontrés avec votre système peuvent sans doute maintenant être résolus grâce aux nouvelles capacités de SAP HANA (Lisez aussi : Une migration vers la base de données SAP HANA). C’est aussi l’occasion de revoir vos besoins d’affaires, en y portant un regard neuf pour assurer votre transformation numérique.

Cependant, quelques pièges sont à éviter si vous souhaitez garantir votre retour sur investissement.

1. SAP s’est simplifié, alors ne le compliquez pas!

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Crédit photo: SAP - what’s new in Cash Management and Payments with SAP S/4HANA

D'abord, il faut vérifier la « simplification list » fournie par SAP. Vous pourrez y comparer les fonctionnalités du nouvel SAP S/4HANA avec celles de votre système ECC classique. Aussi, il est important d’étudier les impacts possibles de ces dernières sur votre système.

De nombreux codes de transaction sont devenus obsolètes et ont été remplacés par des applications SAP Fiori faciles à utiliser. Le modèle de données lui-même a également changé : de multiples tables de totaux ont disparu, de même que la plupart des tables d’index. Finalement, la simplification est phénoménale! Par exemple, 28 tables ont été réduites à une seul pour ce qui est des seuls modules de logistique ! Ces changements rendront à coup sûr votre entreprise plus rapide et plus précise.

2. Convertir un système ECC vers S/4, là où implanter un nouveau système S/4 aurait été plus rapide et moins coûteux

Convertir un système ECC vers SAP S/4HANA_ Conversion SAP S/4HANA : les pièges à éviter_Createch

Crédit photo: SAP S/4HANA Basics

SAP met à la disposition de ses clients des outils de conversion automatique complète. Cependant, la possibilité de rebâtir un nouveau système S/4 doit toujours être étudiée, en particulier si :

Vous utilisez un système très personnalisé;
Vous n’êtes pas complètement satisfait;
Vous souhaitez implanter une nouvelle fonctionnalité structurante comme la comptabilité en devise groupe.

Il faut également garder un élément important à l’esprit. Vous ne pouvez pas commencer votre projet d’implantation SAP S/4HANA si la version de votre système ECC est antérieure à ECC 6.0 EHP7. Le cas échéant, vous devrez mettre à jour votre système ECC avant la conversion. Au final, vous obtenez une seule migration vers SAP S/4HANA au prix de deux.
Une nouvelle implantation SAP S/4HANA basée sur un système ECC existant (même sur d’anciennes versions) peut se faire en douceur : l’éditeur du logiciel fournit plusieurs outils standards pour assurer la migration des données permanentes et transactionnelles.

D’autre part, si vous considérez réimplanter complètement SAP, pourquoi ne vous tourneriez-vous pas vers une version SAP Cloud, basée sur les meilleures pratiques d’affaires?

3. Une migration vers SAP S/4HANA ne se fera pas en une journée !

La conversion complète de votre système vers SAP S/4HANA prendra plusieurs jours pendant lesquels il sera inaccessible. Si vous ne pouvez pas vous permettre une si longue interruption, vous devriez donc considérer une réimplantation complète de votre système.

Toutes les étapes du processus doivent être testées plusieurs fois dans les conditions réelles

Voici les quatre grandes étapes à prendre en compte :

L’installation de HANA (exécutée par votre équipe de « basis »)

Durant la phase « Uptime », le système ECC est accessible. SAP effectue des vérifications, installe et met à jour des objets techniques. Ensuite, durant la phase de « Downtime » personne ne peut l’utiliser. Le logiciel et les nouvelles tables sont installés.

La phase de transport

Il s’agit du transport de tout le paramétrage de SAP S/4HANA vers votre environnement de production. Naturellement, votre système n’est pas encore disponible.

La migration des données

Une fois votre système installé, le « cockpit de migration » devrait être exécuté pour transférer les données financières à partir des tables obsolètes vers les nouvelles. La conversion des documents financiers vers les tables ACDOCA peut prendre énormément de temps! L’accès au système est également limité aux personnes sélectionnées, soit l’équipe du projet.

Après la migration

Suite à la migration, certaines actions doivent être exécutées pour assurer la réconciliation entre ECC et SAP S/4HANA. Encore une fois, il est déconseillé de commencer à utiliser le système avant une réconciliation complète.

4. Négliger les systèmes d’une tierce partie

Il est primordial de vérifier que vos applications non SAP ainsi que les extensions à SAP soient certifiés pour SAP S/4HANA. Ne tenez pas pour acquis qu’ils le sont ! Sinon, vous pourriez faire face à certaines problématiques durant la migration. Beaucoup d’applications provenant d’une tierce partie ne sont toujours pas entièrement compatibles avec SAP S/4HANA.

5. Croire que vos fournisseurs et vos clients migreront automatiquement

SAP S/4HANA utilise une approche innovante pour gérer les données de base client et fournisseurs. Ainsi, tous les clients et les fournisseurs sont créés en tant que partenaires d’affaires ou « business partners ». Il s’agit d’un changement majeur. Ainsi, un partenaire d’affaires devient donc un objet générique auquel on assigne des « rôles » pour lesquels des fonctions particulières seront attribuées. Par exemple, un objet peut être un fournisseur, un client ou une banque, ou même… les trois à la fois !
Au bout du compte, la gestion des données permanentes est effectivement simplifiée, mais il ne faut pas oublier que vos procédures auront besoin d’être revues complètement !

6. Conserver votre bon vieux code ABAP

Le code personnalisé est analysé durant le processus de conversion. Avec un peu de travail, vous pouvez assurer le fonctionnement adéquat de vos programmes. Comme beaucoup de tables sont obsolètes, il vaut la peine de tirer profit de la base de données SAP HANA en optimisant vos programmes spécifiques.

7. Utiliser les anciennes transactions et bannir les applications SAP Fiori

C’est probablement le piège le plus commun rencontré dans le cadre d’un projet de migration vers SAP S/4HANA. Puisque vous utilisez des transactions depuis plusieurs années (peut-être même des décennies?), vous êtes très habitués à vos bonnes vieilles transactions (comme VA01, MIRO, F-02, selon votre module). Croyez-moi, vos conseillers le sont aussi!

Bien que l’ancienne interface utilisateur soit toujours disponible, vous devriez vérifier ce que SAP Fiori peut vous apporter en matière d’expérience utilisateur et de simplification de processus. Convertir vos utilisateurs à des façons de travailler innovantes prendra du temps. La gestion du changement sera donc probablement une des étapes les plus importantes de votre projet SAP et ce, bien plus que lors de vos mises à jour précédentes !

S/4 est sans aucun doute l’une des plus grandes innovations de SAP depuis R/3 dans les années 90. Là où certaines personnes craindront un risque pour leur organisation, d’autres y verront une occasion pour étendre la capacité de leur système informatique. Les pionniers ont déjà démontré le succès de leurs projets de migration et de conversion vers S/4.

Il n’existe pas de piège que vous ne pouviez voir venir. Êtes-vous prêt à démarrer avec nous?