Le chèque : victime collatérale du coronavirus au Canada ?

Beaucoup de mes contacts m’ont fait part récemment de la volonté de leurs clients et de leurs fournisseurs de stopper totalement le règlement de leurs transactions commerciales par chèque et en espèces.

La durée de vie du coronavirus sur le papier étant estimée à plusieurs jours, les sociétés souhaitent en effet limiter les risques d’infection de leurs employés. Beaucoup de services comptables étant également fermés à cause du confinement général, l’encaissement des paiements clients risque d’attendre quelques semaines et de dégrader encore un peu plus leur trésorerie.

« C'est en chute libre depuis 20 ans. On n'utilise plus cela [les chèques]. »
Germain Belzile, maître d'enseignement au Département d'économie appliquée de HEC Montréal (Radio Canada 23 mars 2020)

Finance_SAP_B2B_Paiement chèque_Le chèque victime collatérale du coronavirus au Canada_Createch La fraude par chèque est l’un des crimes financiers les plus anciens et les plus courants. Malgré tous les contrôles de sécurité, le chèque reste le moyen de paiement le plus souvent contrefait, falsifié et volé. N’oublions pas non plus qu’un chèque est périmé après 6 mois : gare aux oublis au fond du tiroir!

Malgré sa gratuité apparente, c’est aussi un mode de paiement cher; entre les coûts d’émission, la gestion du registre de chèque, les erreurs d’impression, l’encaissement et les frais postaux, on estime le coût réel de chaque chèque à plus de 15 dollars! Savez-vous qu’une simple imprimante sécurisée MICR coûte 1300$ ? sans compter les frais d’installation et de maintenance…

En comparaison des pays européens qui ont tous abandonné l’usage du chèque dans un contexte professionnel depuis une dizaine d’années, les entreprises d’Amérique du Nord continuent à l’utiliser massivement : 43% du montant total des paiements au pays est encore fait par chèque contre seulement 3% en France – pourtant le pays d’Europe le plus consommateur de chèques! Cependant, comme le rappelle le rapport annuel de Paiements Canada, le volume des chèques au pays diminue petit à petit (-29% en volume entre 2013 et 2018).

Payer autrement que par chèque en B2B, c’est possible!

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Le virement électronique

Dans un contexte B2B (Business-to-Business), la première alternative au chèque est bien sûr le paiement par virement. La totalité des banques canadiennes et américaines offrent des services de virements électroniques à un coût raisonnable (abonnement de quelques dizaines de dollars par mois).

Vous pourrez ainsi automatiser vos virements domestiques (EFT), vos paiements en dollar US (par ACH ou wire), vos paiements internationaux en devises depuis votre ERP. La configuration est relativement aisée (un ERP moderne offre par exemple en standard l’ensemble des formats de chaque pays), les banques canadiennes sont habituées à offrir ce type de service et elles vous aideront à mettre en place une liaison sFTP sécurisée.

Le virement électronique est plus sûr, plus rapide et plus fiable que le chèque. En gérant la date d’exécution du paiement, il est possible d’anticiper précisément l’état de votre solde bancaire au jour le jour.

Les virements émis sont référencés par un numéro de fichier qui est retourné par la banque dans l’extrait de compte. Votre ERP est donc capable de réconcilier immédiatement vos virements en attente.

A partir du moment où les contrats sont signés avec votre établissement bancaire, on considère que la mise en place des cycles de paiements est un projet de quelques jours seulement.

Si vous demandez à vos clients de vous payer par virement, vos comptes recevables seront également plus rapidement rapprochés : savez-vous par exemple qu’il est possible d’interpréter la description détaillée du poste d’extrait de compte pour retrouver le code de votre client de manière automatique ?

Les débits préautorisés

Afin de garantir des paiements à date fixe, certains de nos clients ont contractualisé des abonnements avec Débits Pré-Autorisés (DPA) avec leurs clients. Les débits sont tirés directement des comptes bancaires des clients enregistrés dans l'ERP. De la même manière que pour les virements fournisseurs, cette opération pourra être traitée par un cycle de paiement automatique dédié. Le fichier des débits préautorisés est envoyé à la banque et une notification peut même être adressée automatiquement à vos clients à l’avance.

La carte bancaire

Beaucoup de nos clients B2C (Business-to-Consumer) utilisent le paiement par carte bancaire, c’est aussi une alternative possible dans certains contextes en B2B. Par exemple, SAP propose une solution de gestion de numéros de cartes totalement intégrée au module des ventes (le numéro de carte bancaire stocké sur un serveur sécurisé est rappelé au moment de la prise de commande client). Un projet de mise en place des paiements par carte bancaire dans un ERP pose souvent certains défis liés à la confidentialité des données et les projets de ce type durent souvent plus longtemps que ceux liés à la mise en place des virements ou des débits préautorisés.

Le passage au norme ISO : bienvenue dans le 21^e siècle!

La norme ISO 20022 est une norme internationale créée en 2013 dont l’objet est de simplifier les communications d’affaires liées aux paiements. Paiements Canada (comme NACHA aux États-Unis) encourage depuis quelques années son adoption qui permettra de fluidifier les paiements et de garantir leur pleine sécurité. À terme, ces formats remplaceront les formats domestiques EFT et ACH traditionnels. Cette modernisation permettra de réduire les coûts de transfert au Canada et aux Etats-Unis qui sont actuellement parmi les plus élevés au monde!

Les standards de fichiers les plus connus sont les suivants :

001 : virements sortants
002 : confirmations de virements
008 : prélèvements clients
053 : extraits de compte

Ces formats permettent un transfert d’informations sans commune mesure avec celles portées par les standards existants : savez-vous par exemple qu’il est possible de transmettre à votre fournisseur dans un fichier pain.001 l’ensemble des numéros des factures réglées par un seul virement ? Plus besoin de gérer de formulaire d’avis de paiement, votre fournisseur a déjà l’information dans son extrait de compte camt.053!

Tous les ERP gèrent déjà ces formats car ces normes sont en place depuis de nombreuses années en Europe (leur utilisation est obligatoire pour les paiements SEPA).

Les chefs de file du milieu des affaires canadiens appuient l’adoption de la norme iso 20022, les plus grandes banques proposent maintenant ce service à leurs clients. Paiements Canada parie sur une mise en place progressive de ses normes au pays pour un basculement complet prévu pour le moment pour 2023.

Il est probable que de nombreuses entreprises souhaiteront adopter ces normes au même moment, c’est pourquoi Createch encourage ses clients à les mettre en place dès maintenant!

A votre tour!

De plus en plus d’innovations sont offertes aux entreprises et aux particuliers. Beaucoup de nos clients renoncent maintenant au chèque et privilégient des moyens de paiements plus rapides et plus modernes.

Suivez leur exemple et transformez cette période difficile en opportunité pour moderniser vos paiements et contactez-nous dès maintenant pour démarrer votre projet!