Il se peut fort bien qu’à un certain moment, vous vous demandiez si vous devriez archiver vos données Maximo. Bien que les raisons varient d’un environnement à l’autre, il demeure que les gens finissent par se poser la question.
Pourquoi devrais-je archiver mes données Maximo?
Les données alimentent les systèmes informatiques. Toutefois, celles-ci s’accumulent dans les tables de bases de données en raison des modifications apportées à la suite des demandes de changement des utilisateurs sur les systèmes informatiques connexes comme les applications et les serveurs. Tôt ou tard, vous devrez vous « débarrasser » des données n’étant plus pertinentes. En fait, si vous ne les archivez pas, les tables de votre base de données continueront de croître et vous serez aux prises avec ces types de problèmes :
- Un ralentissement des applications clés;
- L’apparition de données obsolètes dans les résultats de recherche;
- La présence de rangées impertinentes dans les bases;
- Un manque de flexibilité pour modifier le système (à cause d’anciennes règles de gestion des données).
Ainsi, la diminution de la performance entraînera une augmentation des coûts de soutien informatique. Dès lors, la satisfaction des utilisateurs diminuera en fonction des répercussions sur les opérations, notamment causées par les retards. Vos employés, cherchant une aiguille dans une botte de foin, prendront plus de temps à répondre aux demandes des utilisateurs. Nous recommandons de mesurer la période d’attente des applications pour chaque processus initialement, puis de la comparer périodiquement ou après une implantation importante.
Considérations
Un bon départ serait d’examiner la taille de quelques-unes des tables de votre base de données. À titre d’exemple, penchons-nous sur celles portant sur les billets et les bons de travail Maximo, lesquelles soutiennent les vues des applications, comme les demandes de service et le suivi des bons de travail. Pour chaque demande de service, des billets sont créés, expliquant un incident, un problème ou un changement. Comme ils sont tous connectés à la même demande de service, les tables peuvent croître rapidement. Par exemple, la table des transactions est unique et elle ajoute une rangée pour chaque nœud sur lequel passe l’enregistrement. Ainsi, archiver quelques-unes de ces tables deviendra nécessaire, à condition que vous utilisiez la dernière date de l’ensemble des billets qui composent la requête pour fin d’archivage. Dans certains cas, chaque billet doit être traité comme une seule et unique demande.
En outre, vous devez vous demander combien de temps vous devez conserver des données dans votre environnement de production avant de les transférer dans vos archives. Si vous posez cette question à votre communauté d’utilisateurs, les réponses peuvent varier de 30 jours à sept ans! Il est complexe de déterminer comment vous devriez procéder quant à la sauvegarde de vos données en ligne, car les possibilités peuvent varier pour de multiples raisons. À cet égard, une organisation a habituellement certaines obligations juridiques en ce qui a trait à la rétention de données dont vous devriez prendre connaissance avant n’importe quelle prise de décision. Ce point de départ vous permettra de déterminer comment organiser votre gestion des données pour qu’elle réponde entièrement à votre besoin opérationnel.
Vous craigniez les pertes?
Lorsqu’il est question d’archiver ses données, il est indispensable de souligner que même si celles-ci ne seront plus en ligne, elles seront toujours accessibles par le biais de la solution d’archivage choisie. Dans la plupart des cas, un contrat d’archivage prévoit que les données doivent demeurer disponibles pour au moins sept ans.
- Un accès « juste au cas »
Les données restent dans les dossiers archivés et sont rangées en mémoire à un niveau de stockage inférieur ou même hors site.
- Un accès régulier limité
Cette option est envisageable si vous devez régulièrement accéder à vos données archivées pour produire des rapports mensuels, trimestriels ou annuels par exemple. Comme les données ne se retrouvent pas dans des bases de données relationnelles, ces rapports ne seront pas produits aussi rapidement, mais vos coûts liés à la maintenance seront plus bas.
- Power reporting
Cette option est excellente pour les utilisateurs n’ayant pas besoin de données dans le format Maximo.
- Base de données d’archives
Vos données actuelles demeurent dans votre base de données. Or, les données historiques sont archivées dans des dossiers, qui sont ensuite enregistrés dans une autre base de données comportant le même schéma. Comme un plus grand groupe d’utilisateurs se retrouve ainsi à utiliser moins de données dans l’environnement de production et qu’un plus petit groupe interagit avec le plus grand ensemble de données dans la banque d’archives, ces deux communautés tireront profit d’une meilleure performance.
Options
Voici certaines options à prendre en considération :
- InfoSphere Optim – IBM offre cet outil pouvant vous assister relativement à vos besoins d’archivage.
- MaxArc – Une extension Maximo conçue par Envision.
- Deuxième environnement Maximo – Il est envisageable de configurer un deuxième environnement Maximo pour conserver vos données. Les utilisateurs seront familiers avec son aspect et sa convivialité. Par contre, lorsque vous mettrez à niveau votre environnement de production, vous devrez en faire de même pour votre environnement d’archivage.
- Rapports statiques – Dans bien des cas, des politiques de rétention permettent de conserver les données archivées dans un outil de rapport. Il peut s’agir d’une simple solution séparée qui utilise des outils existants et des compétences locales. Ceci peut être effectué avec l’outil « BIRT », inclus dans Maximo ou encore, n’importe quel autre outil de rapport. Cependant, pour supprimer les données Maximo, celui-ci aurait besoin d’un schéma de base de données à part.
Comme vous pouvez le constater, archiver est essentiel pour les utilisateurs Maximo, mais cela ne veut pas automatiquement dire que tout le monde doive archiver ses données de la même façon. Plusieurs options personnalisées sont à votre disposition.
Pour les évaluer, consultez notre équipe pour une opinion compréhensible et éclairante!
