Intégration réussie de SAP Business Planning and Consolidation chez EXFO

EXFO est une entreprise de télécommunications ayant vu le jour en 1985 à Québec et dont l’ambition première est de devenir la référence mondiale pour tout ce qui a trait aux tests de fibre optique. S’illustrant aujourd’hui dans plusieurs autres créneaux, dont la 5G ainsi que la transformation de réseaux natifs en nuage, l’entreprise sert plus de 2000 clients. Grâce à ses 1900 employés répartis dans plus de 25 pays, EXFO offre des solutions intelligentes de test, de monitoring et d’analytique à ses clients. On compte parmi ceux ci des fournisseurs de services de communications, des équipementiers de réseau et des entreprises de services Web.

Le moment clé

En 2018, après une trentaine d’années d’existence, EXFO se trouvait dans une situation prospère par rapport à la concurrence. Son avancée spectaculaire sur le marché a alors mené vers un remaniement du processus budgétaire pour soutenir sa croissance. Effectivement, l’entreprise avait effectué plusieurs nouvelles acquisitions et était même passée de 200 à 400 centres de coûts. Au cours des années, la création du budget devenait une tâche de plus en plus importante. EXFO a donc su déceler au moment opportun l’importance d’investir dans son avenir au moyen d’un nouveau système de planification financière.

Repenser le statu quo

Ayant gardé contact avec les membres de l’équipe Createch, Nicolas Ferland, directeur adjoint de l’analyse financière chez EXFO, leur a témoigné sa difficulté à faire approuver son projet d’intégration d’un nouveau système de planification financière. Après avoir scindé le projet en différentes phases et présenté le plan à la direction, il a constaté ce qui empêchait l’adhésion de la direction : la séquence. Après avoir initialement établi de commencer par la consolidation, la direction s’est plutôt tournée vers la mise en place d’un outil de budgétisation et de planification financière efficace. Après quelques échanges avec Createch, ce qui semblait à première vue être une impasse s’est plutôt révélé être une simple contrainte. Le projet était bel et bien malléable et il était possible de remanier les phases. L’important était de se lancer. Une fois le projet révisé, il y a eu consensus, autant chez l’équipe TI interne que chez la haute direction; le voyage vers l’optimisation des processus pouvait enfin commencer.

Pourquoi choisir SAP Business Planning and Consolidation (BPC) avec Createch

Au cours de ses recherches pour choisir la meilleure solution, EXFO a considéré deux autres systèmes fournis par deux autres intégrateurs. Un aspect n’était cependant pas à négliger : EXFO avait déjà sollicité les services de Createch lors de son pro d’intégration de SAP comme progiciel de gestion intégré (enterprise resource planning, ou ERP) en 2001. Étant donné la relation liant les deux entreprises, il aurait été difficile de déloger Createch comme partenaire de confiance, et ce, même s’il ne s’agissait plus de la même équipe. En optant pour un partenaire ayant déjà prouvé ses compétences, EXFO diminuait les risques associés au lancement de son nouveau projet. La relation de confiance entre les deux entités a d’ailleurs été un facteur de succès indéniable tout au long de l’intégration.

« C’était toujours constructif. J’ai toujours senti que Createch était derrière moi. Il n’y a jamais eu de division entre EXFO et les consultants; on était une grosse équipe dont tous les membres ne cherchaient qu’à s’entraider. »

Nicolas Ferland, directeur adjoint de l’analyse financière, EXFO

Un avantage supplémentaire quant au choix de la solution a été la bonne compréhension de l’outil de travail. En effet, puisque EXFO utilisait déjà SAP, elle disposait de certains outils de la famille SAP dont le potentiel n’était pas pleinement exploité. Par exemple, il allait désormais être possible d’étendre l’utilisation de la base de données SAP Business Warehouse au-delà des ventes, soit pour la création de rapports et pour le budget, ou encore d’exploiter l’information sur les employés dans SuccessFactors, comme les salaires, les commissions et les primes. De plus, la capacité d’adaptation de SAP BPC surclassait de loin celle des autres options, et cette caractéristique figurait dans les exigences prioritaires. EXFO cherchait un outil modulable pouvant s’adapter à la réalité de l’entreprise, et non l’inverse.

L’importance des ateliers

EXFO tenait à préserver son caractère authentique et a donc rejeté l’idée des rapports standardisés de type one-size-fits-all, d’où le besoin de se doter d’une solution adaptative. Ainsi, l’équipe de Createch a organisé une multitude d’ateliers avec l’entreprise cliente au cours desquels tous discutaient méticuleusement des processus. Grâce aux informations recueillies pendant ces discussions, l’équipe de conseillers a pu mettre sur pied des prototypes et en faire la démonstration. Bien que cette étape ait entraîné une grande pression et nécessité beaucoup d’ajustements, l’équipe Createch a su rapidement gagner la confiance des utilisateurs en se montrant à la fois proactive dans la recherche de solutions et l’apport de modifications, et ouverte à la critique et à la collaboration avec l’équipe des TI. C’est à cette étape que les contraintes de facilité et de convivialité de la solution ont dû être revues. En effet, EXFO comptait une soixantaine de licences, mais celles-ci n’allaient pas être utilisées exclusivement par des employés connaissant bien la complexité des systèmes de ce genre. Face à cette situation, Createch a su rapidement simplifier l’outil pour le rendre accessible à l’utilisateur moyen.

Des retombées majeures

L’intégration de la solution SAP BPC a permis à EXFO de redresser sa planification financière par l’intermédiaire de trois gains capitaux. D’abord, l’entreprise est maintenant gérée au moyen d’une seule base de données centrale. L’agrégation et la sauvegarde de toute l’information en un seul endroit permettent d’obtenir les résultats des processus budgétaires presque instantanément. Il s’agit d’une importante amélioration comparativement à la situation initiale où l’on devait laisser à l’équipe de comptabilité plusieurs semaines pour compléter des fichiers puis s’en servir pour produire des rapports cumulatifs. Ensuite, la solution permet les calculs itératifs, rendant ainsi très simple la formulation d’hypothèses par la modification d’une variable pour en comparer les conclusions. L’entreprise peut maintenant faire des choix éclairés en modifiant certains paramètres comme le taux de change, le chiffre d’affaires ou encore les augmentations salariales pour analyser les résultats. Auparavant, l’entreprise prenait une décision en amont, puis devait s’y conformer puisque les données étaient réparties dans des centaines de fichiers. Aujourd’hui, la possibilité d’émettre des hypothèses lui permet donc de maîtriser la prise de décisions. Finalement, grâce à l’intégration de SAP BPC, EXFO bénéficie d’un meilleur partage de l’information. Celle-ci n’est plus seulement réservée aux équipes finances, mais bien à un grand ensemble d’intervenants. Par exemple, la direction peut créer ses propres requêtes et en analyser les résultats de manière autonome.

Pour la suite

Maintenant pourvue d’une solution de planification financière performante et collaborative, EXFO est bien à même de gérer efficacement sa budgétisation. Aujourd’hui, l’entreprise est prête à entamer une autre phase de son plan, soit les prévisions. Grâce à la richesse de l’information cumulée dans ses bases de données depuis le début du projet, EXFO a finalement atteint la maturité nécessaire pour effectuer diverses projections. Cette étape imminente comblera un besoin bien réel en permettant à l’entreprise de récolter des données bien plus précises qu’avec Microsoft Excel.